Trong hoạt động kinh doanh, vi phạm hợp đồng là tình huống không hiếm gặp: giao hàng chậm, không đạt chất lượng, không thanh toán đúng hạn, đơn phương chấm dứt… Điều đáng lo là nhiều doanh nghiệp xử lý theo cảm tính, phản ứng vội vàng hoặc bỏ qua các bước pháp lý quan trọng, dẫn đến mất quyền yêu cầu bồi thường, thậm chí rơi vào thế bất lợi khi tranh chấp leo thang.
Vậy doanh nghiệp nên làm gì khi đối tác vi phạm hợp đồng để vừa bảo vệ quyền lợi, vừa giữ thế chủ động pháp lý?
Không phải mọi sai sót đều được coi là vi phạm hợp đồng theo nghĩa pháp lý. Bước đầu tiên là đối chiếu hành vi của đối tác với điều khoản hợp đồng:
Nghĩa vụ nào đã bị vi phạm?
Mức độ vi phạm là cơ bản hay không cơ bản?
Hợp đồng có quy định thời hạn khắc phục hay phạt vi phạm không?
Việc xác định đúng bản chất vi phạm giúp doanh nghiệp chọn đúng biện pháp xử lý và tránh hành động vượt quá quyền, gây bất lợi về sau.
Khi nhận thấy dấu hiệu vi phạm, doanh nghiệp cần lập tức thu thập và bảo toàn chứng cứ, bao gồm:
Hợp đồng và các phụ lục
Email, biên bản họp, thông báo, xác nhận tiến độ
Chứng từ giao nhận, nghiệm thu, thanh toán
Hình ảnh, tài liệu chứng minh thiệt hại (nếu có)
Một sai lầm phổ biến là để mất chứng cứ hoặc không lập biên bản kịp thời, khiến việc chứng minh vi phạm sau này gặp khó khăn.
Các thỏa thuận miệng, cuộc gọi điện thoại nếu không được xác nhận bằng văn bản rất khó chứng minh. Doanh nghiệp nên xác nhận lại bằng email hoặc văn bản ngay sau trao đổi.
Sau khi xác định vi phạm và có chứng cứ, doanh nghiệp cần gửi thông báo vi phạm hợp đồng cho đối tác. Đây là bước quan trọng để:
Ghi nhận thời điểm vi phạm
Yêu cầu khắc phục trong thời hạn hợp lý
Bảo lưu quyền phạt, bồi thường, chấm dứt hợp đồng
Thông báo nên nêu rõ: hành vi vi phạm, căn cứ hợp đồng, yêu cầu cụ thể và thời hạn phản hồi. Tránh thông báo cảm tính, đe dọa hoặc dùng từ ngữ thiếu chuẩn mực pháp lý.
Tùy mức độ vi phạm và mục tiêu kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn một hoặc kết hợp các phương án sau.
Phù hợp khi doanh nghiệp vẫn muốn duy trì quan hệ hợp tác. Cần ấn định thời hạn khắc phục rõ ràng và ghi nhận bằng văn bản.
Chỉ thực hiện khi:
Hợp đồng có điều khoản phạt/bồi thường hợp lệ
Doanh nghiệp có đủ chứng cứ về thiệt hại (nếu yêu cầu bồi thường)
Lưu ý: việc tính toán sai hoặc yêu cầu vượt quá thỏa thuận/hạn mức pháp luật có thể khiến yêu cầu không được chấp nhận.
Đây là biện pháp mạnh, chỉ nên áp dụng khi:
Vi phạm là cơ bản theo hợp đồng/pháp luật
Doanh nghiệp đã tuân thủ đúng trình tự thông báo
Chấm dứt sai căn cứ có thể khiến chính doanh nghiệp bị coi là bên vi phạm.
Tranh chấp không nhất thiết phải đưa ra tòa. Trong nhiều trường hợp, đàm phán có kiểm soát pháp lý giúp:
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Giữ quan hệ kinh doanh
Đạt được phương án bù đắp hợp lý
Điều quan trọng là đàm phán dựa trên căn cứ pháp lý vững chắc, không nhượng bộ những quyền đã được bảo lưu.
Nếu đối tác không hợp tác hoặc vi phạm nghiêm trọng, doanh nghiệp cần cân nhắc khởi kiện hoặc trọng tài theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Trước khi thực hiện, cần rà soát:
Điều khoản giải quyết tranh chấp (tòa án/trọng tài, thẩm quyền)
Thời hiệu khởi kiện
Khả năng thi hành phán quyết
Việc lựa chọn sai cơ chế hoặc nộp hồ sơ không đúng có thể khiến doanh nghiệp mất thời gian và chi phí đáng kể.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn vì:
Không có người phụ trách pháp lý theo dõi hợp đồng
Phản ứng theo cảm xúc hoặc áp lực kinh doanh
Không nắm rõ quyền và nghĩa vụ của mình
Chỉ tìm luật sư khi tranh chấp đã nghiêm trọng
Hệ quả là mất quyền, mất lợi thế đàm phán và tăng rủi ro thua kiện.
Thay vì xử lý từng vụ việc riêng lẻ, nhiều doanh nghiệp lựa chọn tư vấn pháp lý thường xuyên để chủ động phòng ngừa và xử lý vi phạm hiệu quả.
Rà soát hợp đồng ngay khi phát sinh rủi ro
Soạn thảo thông báo vi phạm đúng chuẩn pháp lý
Đề xuất chiến lược xử lý phù hợp mục tiêu kinh doanh
Đại diện đàm phán hoặc hỗ trợ tranh chấp khi cần
Nhờ đó, doanh nghiệp giữ được thế chủ động và giảm thiểu thiệt hại.
DEDICA Law là công ty luật chuyên nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh, với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong tư vấn pháp lý thường xuyên, quản trị hợp đồng và giải quyết tranh chấp.
Thông qua dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên, DEDICA hỗ trợ doanh nghiệp:
Nhận diện và xử lý vi phạm hợp đồng đúng luật
Bảo lưu và thực thi quyền phạt, bồi thường
Đàm phán hiệu quả, hạn chế kiện tụng
Bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp một cách chủ động, bền vững
📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)
🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)
Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!
Chọn nền tảng để xem thông tin chi tiết
