Những việc pháp lý doanh nghiệp phải làm mỗi năm nhưng hay bị quên

Nhiều doanh nghiệp vô tình bỏ quên nghĩa vụ pháp lý hằng năm, dẫn đến bị phạt, truy thu hoặc tranh chấp. Doanh nghiệp bạn có đang gặp rủi ro này?

Những việc pháp lý doanh nghiệp phải làm mỗi năm nhưng hay bị quên

Trong thực tế tư vấn, DEDICA Law nhận thấy rất nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào kinh doanh, trong khi các nghĩa vụ pháp lý hằng năm lại bị xem nhẹ hoặc giao khoán cho kế toán, hành chính xử lý theo “thói quen”. Đến khi bị thanh tra, kiểm tra hoặc phát sinh tranh chấp, doanh nghiệp mới phát hiện ra mình đã bỏ sót những việc pháp lý quan trọng suốt nhiều năm.

Điều đáng nói là phần lớn các vi phạm này không xuất phát từ cố ý, mà đến từ việc không cập nhật quy định mới hoặc không có cơ chế rà soát pháp lý định kỳ. Vậy những việc pháp lý doanh nghiệp phải làm mỗi năm nhưng hay bị quên là gì?

Vì sao doanh nghiệp thường bỏ quên nghĩa vụ pháp lý hằng năm?

Có ba nguyên nhân phổ biến:

• Pháp luật thay đổi liên tục, doanh nghiệp không kịp cập nhật

• Không có phòng pháp chế hoặc luật sư đồng hành thường xuyên

• Nhầm lẫn giữa nghĩa vụ “làm một lần” và nghĩa vụ “phải làm định kỳ”

Chính những khoảng trống này khiến rủi ro pháp lý tích tụ âm thầm, đến khi bùng phát thì chi phí xử lý thường rất lớn.

Những nghĩa vụ pháp lý hằng năm doanh nghiệp dễ bỏ sót

Dưới đây là các nhóm công việc pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý mỗi năm.

Rà soát hồ sơ pháp lý và ngành nghề kinh doanh

Sau khi thành lập, nhiều doanh nghiệp gần như không “động” lại hồ sơ pháp lý trong nhiều năm.

Những nội dung doanh nghiệp cần kiểm tra

• Ngành nghề kinh doanh có còn phù hợp với hoạt động thực tế

• Có phát sinh ngành nghề mới nhưng chưa đăng ký bổ sung

• Giấy phép con, giấy phép chuyên ngành có còn hiệu lực

• Điều kiện kinh doanh có đang được duy trì đúng quy định

Rất nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện hoạt động sai giấy phép khi làm thủ tục điều chỉnh hoặc bị cơ quan quản lý kiểm tra đột xuất.

Báo cáo, nghĩa vụ với cơ quan nhà nước

Một số loại báo cáo không phát sinh thường xuyên, nên dễ bị quên hoặc làm sai.

Doanh nghiệp thường bỏ sót

• Báo cáo đầu tư (đối với doanh nghiệp FDI)

• Báo cáo tình hình sử dụng lao động

• Báo cáo an toàn – vệ sinh lao động

• Nghĩa vụ công bố thông tin doanh nghiệp theo quy định

Việc chậm hoặc không nộp báo cáo có thể dẫn đến xử phạt hành chính dù doanh nghiệp không phát sinh vi phạm thực tế.

Những việc pháp lý hằng năm liên quan đến lao động – nhân sự

Lao động là lĩnh vực nhạy cảm và có tần suất thanh tra cao, nhưng lại thường bị doanh nghiệp xử lý theo kinh nghiệm cũ.

Rà soát hợp đồng lao động và hồ sơ nhân sự

Mỗi năm, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Loại hợp đồng lao động đang áp dụng có còn phù hợp

• Hợp đồng đã hết hạn nhưng chưa ký lại

• Điều khoản tiền lương, phụ cấp, thưởng có cập nhật đúng luật

• Hồ sơ lao động người nước ngoài (nếu có)

Chỉ một hợp đồng ký sai loại cũng có thể khiến doanh nghiệp bất lợi hoàn toàn khi tranh chấp.

Nội quy lao động và quy trình xử lý kỷ luật

Nhiều doanh nghiệp sử dụng nội quy lao động được xây dựng từ nhiều năm trước, trong khi:

• Pháp luật đã thay đổi

• Mô hình doanh nghiệp đã khác

• Quy trình xử lý kỷ luật không còn phù hợp

Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp không thể áp dụng kỷ luật hợp pháp, dù người lao động có vi phạm rõ ràng.

Nghĩa vụ pháp lý về thuế – tài chính hay bị xem nhẹ

Không ít doanh nghiệp cho rằng chỉ cần làm đúng thuế là đủ, nhưng yếu tố pháp lý liên quan đến tài chính lại rộng hơn rất nhiều.

Rà soát chính sách thuế và ưu đãi

Hằng năm, doanh nghiệp nên:

• Kiểm tra điều kiện hưởng ưu đãi thuế (nếu có)

• Rà soát rủi ro truy thu, xử phạt

• Đánh giá giao dịch với bên liên quan

Đặc biệt với doanh nghiệp FDI, vấn đề chuyển giá và giao dịch liên kết là điểm nóng dễ bị thanh tra.

Hồ sơ, chứng từ và nghĩa vụ lưu trữ

Luật quy định rõ thời hạn lưu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán – tài chính. Việc lưu trữ không đầy đủ hoặc không đúng quy định có thể khiến doanh nghiệp khó tự bảo vệ mình khi bị kiểm tra.

Vì sao doanh nghiệp nên có luật sư đồng hành thường xuyên?

Thực tế cho thấy:

• Doanh nghiệp tự rà soát dễ bỏ sót nghĩa vụ

• Kế toán – hành chính không đủ chuyên môn pháp lý

• Phòng pháp chế nội bộ tốn kém, khó duy trì

Đây là lý do dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn như một phòng pháp lý thuê ngoài.

Luật sư không chỉ xử lý sự cố, mà còn:

• Nhắc việc pháp lý định kỳ

• Cảnh báo rủi ro sớm

• Cập nhật thay đổi pháp luật liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp

DEDICA Law – Đối tác pháp lý đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp

DEDICA Law là công ty luật chuyên nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh, với đội ngũ luật sư từng làm việc tại các công ty luật quốc tế và tập đoàn đa quốc gia.

Thông qua dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên cho doanh nghiệp, DEDICA hỗ trợ:

• Rà soát pháp lý hằng năm toàn diện

• Cập nhật và cảnh báo rủi ro pháp lý

• Tư vấn hợp đồng, lao động, thuế, đầu tư

• Phòng ngừa và giải quyết tranh chấp

DEDICA không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn giúp ban lãnh đạo yên tâm tập trung vào tăng trưởng và chiến lược kinh doanh.

Liên hệ với DEDICA Law Firm để được tư vấn pháp lý chuyên sâu!

📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)

🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)

Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!