Trong quản trị doanh nghiệp, ủy quyền và chữ ký tưởng như chỉ là thủ tục hành chính quen thuộc. Nhưng liệu bạn có chắc việc ủy quyền đã đúng người, đúng phạm vi, đúng thời điểm? Một chữ ký “quen tay” nhưng sai thẩm quyền có thể khiến doanh nghiệp vô hiệu hợp đồng, phát sinh tranh chấp hoặc thậm chí mất quyền lợi hàng tỷ đồng. Vậy đâu là rủi ro thường gặp trong quản lý ủy quyền & chữ ký trong doanh nghiệp, và làm sao để phòng ngừa ngay từ đầu?
Trong thực tế tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp, DEDICA nhận thấy rất nhiều rủi ro không đến từ những giao dịch phức tạp, mà xuất phát từ việc quản lý ủy quyền và chữ ký thiếu kiểm soát. Khi doanh nghiệp phát triển nhanh, số lượng hợp đồng, văn bản, giao dịch ngày càng nhiều, việc ai được ký, ký trong phạm vi nào, ký thay ai… thường bị bỏ qua hoặc xử lý cảm tính.
Về bản chất, ủy quyền là cơ chế giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt, không phụ thuộc hoàn toàn vào người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên, ủy quyền trong doanh nghiệp chỉ thực sự an toàn khi được thiết lập đúng quy định pháp luật và quản lý chặt chẽ.
Chữ ký của người có thẩm quyền chính là “cánh cửa pháp lý” làm phát sinh quyền và nghĩa vụ cho doanh nghiệp. Một khi chữ ký đó không hợp lệ, toàn bộ giao dịch có thể bị tuyên vô hiệu, kéo theo hàng loạt hệ quả pháp lý và tài chính nghiêm trọng.
Không ít doanh nghiệp cho rằng: “Người trong công ty cả, ký giúp nhau cho nhanh”, hoặc “Đã làm lâu năm rồi, chắc không sao”. Chính sự chủ quan này khiến rủi ro quản lý ủy quyền & chữ ký trong doanh nghiệp âm thầm tích tụ và chỉ bùng phát khi có tranh chấp, thanh tra hoặc kiểm toán.
Khi hệ thống ủy quyền không rõ ràng, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng hơn tưởng tượng.
Đây là rủi ro phổ biến nhất trong quản lý ủy quyền. Nhiều trường hợp người được ủy quyền ký hợp đồng vượt quá phạm vi được giao, hoặc ủy quyền chỉ áp dụng cho một loại giao dịch nhưng lại bị sử dụng cho nhiều mục đích khác.
Hậu quả là gì? Đối tác có quyền yêu cầu tuyên hợp đồng vô hiệu, hoặc doanh nghiệp phải mất thời gian, chi phí để chứng minh giao dịch đó “được chấp thuận sau”. Trong tranh chấp, doanh nghiệp thường rơi vào thế bị động.
Một rủi ro khác trong quản lý ủy quyền doanh nghiệp là sử dụng văn bản ủy quyền sơ sài, thiếu thông tin quan trọng như thời hạn, phạm vi, giá trị giao dịch, hoặc không cập nhật khi có thay đổi nhân sự.
Không hiếm trường hợp nhân sự đã nghỉ việc nhưng vẫn đứng tên trong giấy ủy quyền cũ. Khi phát sinh giao dịch, doanh nghiệp phải đối mặt với câu hỏi: chữ ký đó còn giá trị hay không?
Ở nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, chữ ký và con dấu được quản lý khá “thoáng”. Nhân sự hành chính hoặc quản lý cấp trung có thể dễ dàng tiếp cận và sử dụng chữ ký, con dấu mà không có quy trình kiểm soát.
Điều này tiềm ẩn rủi ro rất lớn, đặc biệt khi xảy ra mâu thuẫn nội bộ. Chỉ một văn bản ký sai thời điểm, sai mục đích cũng đủ để doanh nghiệp vướng vào tranh chấp kéo dài.
Khi doanh nghiệp chuyển sang ký kết điện tử, phê duyệt online, rủi ro quản lý chữ ký lại bước sang một cấp độ mới. Nếu không có quy chế rõ ràng về chữ ký số, tài khoản phê duyệt, phân quyền truy cập, doanh nghiệp rất khó xác định trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
Nhận diện rủi ro chỉ là bước đầu. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp cần một chiến lược quản lý ủy quyền và chữ ký bài bản, phù hợp với quy mô và mô hình hoạt động.
Doanh nghiệp nên ban hành quy chế ủy quyền nội bộ, trong đó quy định cụ thể:
Quy chế này cần được cập nhật định kỳ, đặc biệt khi có thay đổi về cơ cấu tổ chức hoặc người đại diện theo pháp luật.
Một giải pháp quan trọng để hạn chế rủi ro thường gặp trong quản lý ủy quyền & chữ ký trong doanh nghiệp là sử dụng mẫu văn bản ủy quyền thống nhất, được rà soát bởi luật sư doanh nghiệp.
Hồ sơ ủy quyền nên được lưu trữ tập trung, dễ tra cứu, có phân quyền truy cập rõ ràng để tránh sử dụng nhầm hoặc trái phép.
Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý chữ ký và con dấu minh bạch, bao gồm:
Đối với chữ ký số, cần thiết lập các lớp bảo mật và phân quyền phù hợp với từng cấp quản lý.
Đồng hành cùng luật sư doanh nghiệp để phòng ngừa rủi ro
Trên thực tế, rất khó để doanh nghiệp tự mình lường hết mọi tình huống pháp lý. Việc có luật sư doanh nghiệp đồng hành sẽ giúp rà soát hệ thống ủy quyền, cảnh báo sớm rủi ro và đưa ra giải pháp phù hợp trước khi tranh chấp xảy ra.
DEDICA Law hiện đang hỗ trợ nhiều doanh nghiệp xây dựng và vận hành phòng pháp lý thuê ngoài, giúp kiểm soát hiệu quả ủy quyền, chữ ký và toàn bộ quy trình pháp lý nội bộ.
Bạn đang gặp vấn đề tương tự trong quản lý ủy quyền & chữ ký doanh nghiệp?
Đừng chờ đến khi tranh chấp xảy ra mới xử lý.
Hãy liên hệ với DEDICA Law để được tư vấn chiến lược pháp lý phù hợp nhất.
Liên hệ với DEDICA Law Firm để được tư vấn pháp lý chuyên sâu!
📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)
🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)
Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!
Chọn nền tảng để xem thông tin chi tiết
