Tôi lỡ ký hợp đồng mà không có biên bản bàn giao, giờ họ không chịu thanh toán thì phải làm sao?

“Công ty tôi đã hoàn thành công việc cho khách hàng theo hợp đồng nhưng lúc kết thúc hai bên không ký biên bản bàn giao. Bây giờ bên kia nói chưa đủ căn cứ xác nhận công việc hoàn thành nên chưa thanh toán. Tôi phải xử lý thế nào?”

Đây là tình huống xảy ra khá phổ biến trong thực tế, đặc biệt với các doanh nghiệp dịch vụ, agency, IT, thiết kế, marketing hoặc các công việc triển khai theo dự án.

Nhiều doanh nghiệp thường tập trung vào việc ký hợp đồng ban đầu nhưng lại bỏ qua các tài liệu xác nhận quá trình thực hiện công việc như biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, email xác nhận hoặc tài liệu chứng minh việc hoàn thành dịch vụ. Đến khi phát sinh tranh chấp thanh toán, bên sử dụng dịch vụ bắt đầu cho rằng công việc chưa hoàn tất, chưa đúng yêu cầu hoặc chưa đủ cơ sở để thanh toán theo hợp đồng.

Điều khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng là liệu không có biên bản bàn giao thì có đồng nghĩa mất quyền yêu cầu thanh toán hay không. Trên thực tế, việc không có biên bản bàn giao không tự động làm mất toàn bộ quyền lợi của bên cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, đây lại là vấn đề rất quan trọng liên quan đến nghĩa vụ chứng minh khi xảy ra tranh chấp. Khi phát sinh tranh chấp hợp đồng, các bên thường phải chứng minh quá trình thực hiện nghĩa vụ của mình thông qua tài liệu, dữ liệu giao dịch và các chứng cứ liên quan.

Điều này có nghĩa nếu không có biên bản bàn giao hoặc nghiệm thu, doanh nghiệp sẽ cần tìm các tài liệu khác để chứng minh rằng công việc thực tế đã được hoàn thành và phía đối tác đã tiếp nhận kết quả công việc.

Ví dụ, có trường hợp khách hàng đã sử dụng thiết kế, chạy chiến dịch marketing hoặc đưa phần mềm vào vận hành nhưng sau đó lại trì hoãn thanh toán với lý do chưa ký nghiệm thu chính thức.

Ngoài ra, cũng có nhiều trường hợp hợp đồng quy định khá chung chung về điều kiện bàn giao nên khi phát sinh tranh chấp, mỗi bên lại hiểu khác nhau về thời điểm được xem là “hoàn thành công việc”. Đây là lý do biên bản bàn giao hoặc nghiệm thu luôn là một trong những tài liệu rất quan trọng trong các giao dịch thương mại, đặc biệt với các hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng triển khai theo từng giai đoạn.

Một vấn đề khác khá phổ biến là nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện thiếu hồ sơ khi đối tác bắt đầu chậm thanh toán. Lúc này việc thu thập lại dữ liệu thường khó khăn hơn vì nhân sự thay đổi, email thất lạc hoặc quá trình làm việc trước đó không được lưu trữ đầy đủ.

Trong nhiều trường hợp, hướng xử lý phù hợp sẽ phụ thuộc vào nội dung hợp đồng, dữ liệu hai bên đã trao đổi và cách thức công việc thực tế được triển khai. Vì vậy, ngay cả khi chưa có biên bản bàn giao chính thức, doanh nghiệp vẫn nên rà soát toàn bộ tài liệu liên quan trước khi đánh giá khả năng yêu cầu thanh toán hoặc xử lý tranh chấp với đối tác.

Liên hệ với DEDICA Law Firm để được tư vấn pháp lý chuyên sâu!

📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)

🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)

Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!