Vì sao nhiều doanh nghiệp có đủ giấy phép nhưng vẫn bị xử phạt?

Nhiều doanh nghiệp dù có đủ giấy phép vẫn bị xử phạt do sai sót trong vận hành và tuân thủ. Đâu là nguyên nhân và cách phòng ngừa hiệu quả?

Vì sao nhiều doanh nghiệp có đủ giấy phép nhưng vẫn bị xử phạt?

Không ít doanh nghiệp cho rằng: “Chỉ cần có đủ giấy phép là yên tâm hoạt động”. Tuy nhiên, trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp vẫn bị xử phạt hành chính, truy thu nghĩa vụ hoặc bị đình chỉ hoạt động, dù hồ sơ pháp lý ban đầu hoàn toàn đầy đủ.

Điều này khiến nhiều chủ doanh nghiệp bất ngờ và bối rối: Vì sao đã có giấy phép nhưng vẫn bị phạt? Câu trả lời nằm ở chỗ, giấy phép chỉ là điều kiện cần – chưa bao giờ là điều kiện đủ để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật trong suốt quá trình vận hành.

Giấy phép chỉ là “tấm vé vào cửa”, không phải lá chắn pháp lý

Giấy phép kinh doanh, giấy phép con hay giấy chứng nhận đầu tư chỉ chứng minh rằng doanh nghiệp được phép bắt đầu hoạt động. Sau thời điểm đó, doanh nghiệp phải tuân thủ hàng loạt nghĩa vụ pháp lý phát sinh liên tục.

Rất nhiều vi phạm xảy ra sau khi doanh nghiệp đã được cấp phép, trong quá trình vận hành hằng ngày mà doanh nghiệp không nhận ra.

Những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp vẫn bị xử phạt

Dưới đây là những lý do thường gặp nhất trong thực tế tư vấn pháp lý doanh nghiệp.

Không tuân thủ đúng nội dung giấy phép đã được cấp

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp:

• Hoạt động không đúng phạm vi ngành nghề đã đăng ký

• Thực hiện dịch vụ có điều kiện nhưng chưa đáp ứng đủ điều kiện duy trì

• Thay đổi quy mô, địa điểm, mô hình nhưng không điều chỉnh giấy phép kịp thời

Trong các trường hợp này, dù có giấy phép, doanh nghiệp vẫn bị coi là vi phạm điều kiện kinh doanh và có thể bị xử phạt.

Bỏ sót nghĩa vụ phát sinh sau cấp phép

Nhiều nghĩa vụ pháp lý không nằm trong giấy phép, nhưng lại bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện, ví dụ:

• Nghĩa vụ báo cáo định kỳ

• Công bố thông tin theo quy định

• Duy trì điều kiện về nhân sự, cơ sở vật chất

Doanh nghiệp thường chỉ phát hiện vi phạm khi:

• Bị thanh tra, kiểm tra

• Hồ sơ bị trả về khi làm thủ tục mới

• Bị xử phạt vì “không thực hiện nghĩa vụ”

Vi phạm trong vận hành nội bộ – nguyên nhân bị phạt phổ biến nhất

Phần lớn các quyết định xử phạt doanh nghiệp không liên quan trực tiếp đến giấy phép, mà xuất phát từ vận hành nội bộ.

Sai phạm về lao động và bảo hiểm

Đây là lĩnh vực khiến nhiều doanh nghiệp “vướng” nhất, dù hoạt động hợp pháp:

• Hợp đồng lao động không đúng loại

• Nội quy lao động chưa đăng ký hoặc không cập nhật

• Đóng bảo hiểm chưa đầy đủ hoặc sai đối tượng

Chỉ cần một đợt thanh tra lao động, doanh nghiệp có thể bị:

• Xử phạt hành chính

• Truy thu bảo hiểm nhiều năm

• Bị người lao động khiếu nại

Không cập nhật kịp thay đổi pháp luật

Pháp luật Việt Nam thay đổi liên tục, đặc biệt trong các lĩnh vực:

• Lao động

• Thuế

• An toàn, môi trường

• Điều kiện kinh doanh

Doanh nghiệp vẫn áp dụng quy trình cũ, hợp đồng cũ, trong khi quy định đã thay đổi. Đây là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp bị phạt dù không có chủ ý vi phạm.

“Có giấy phép” nhưng không có hệ thống tuân thủ

Một thực tế đáng chú ý là nhiều doanh nghiệp:

• Làm pháp lý rất kỹ ở giai đoạn thành lập

• Nhưng không duy trì việc rà soát pháp lý định kỳ

Khi không có hệ thống theo dõi và kiểm soát tuân thủ, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng:

• Mỗi bộ phận làm theo thói quen

• Thiếu sự thống nhất trong áp dụng pháp luật

• Chỉ phát hiện sai sót khi đã bị xử phạt

Điều này cho thấy, rủi ro pháp lý nằm ở quá trình vận hành, không chỉ ở hồ sơ ban đầu.

Vì sao doanh nghiệp thường chỉ phát hiện vi phạm khi đã bị xử phạt?

Trong thực tế, doanh nghiệp hiếm khi tự phát hiện sai phạm. Các tình huống phổ biến là:

• Thanh tra, kiểm tra định kỳ

• Khiếu nại từ người lao động hoặc đối tác

• Rà soát hồ sơ để làm thủ tục điều chỉnh, mở rộng

Khi đó, doanh nghiệp rơi vào thế bị động:

• Không kịp điều chỉnh

• Khó giải trình

• Phải chấp nhận xử phạt hoặc truy thu

Chi phí xử lý lúc này cao hơn rất nhiều so với chi phí phòng ngừa từ sớm.

Giải pháp: Tuân thủ pháp luật là quá trình, không phải thủ tục

Để tránh tình trạng “có giấy phép vẫn bị phạt”, doanh nghiệp cần thay đổi cách tiếp cận.

Rà soát pháp lý định kỳ trong quá trình vận hành

Doanh nghiệp cần:

• Kiểm tra việc tuân thủ các điều kiện kinh doanh

• Rà soát hợp đồng, lao động, hồ sơ nội bộ

• Đánh giá tác động của các quy định mới

Đây là công việc liên tục, không thể làm một lần rồi thôi.

Có luật sư đồng hành thường xuyên

Thực tế cho thấy, doanh nghiệp có luật sư tư vấn pháp lý thường xuyên thường:

• Phát hiện rủi ro sớm

• Điều chỉnh kịp thời trước khi bị xử phạt

• Tự tin hơn khi làm việc với cơ quan quản lý

Luật sư không chỉ “xem giấy phép”, mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tuân thủ trong toàn bộ quá trình hoạt động.

DEDICA Law – Đồng hành tuân thủ pháp luật cùng doanh nghiệp

DEDICA Law là công ty luật chuyên nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh, với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm trong tư vấn pháp lý thường xuyên và quản trị rủi ro tuân thủ cho doanh nghiệp.

Thông qua dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên, DEDICA hỗ trợ doanh nghiệp:

• Rà soát việc tuân thủ sau cấp phép

• Cảnh báo sớm các rủi ro dễ bị xử phạt

• Cập nhật và áp dụng đúng quy định pháp luật mới

• Đồng hành khi làm việc với cơ quan nhà nước

DEDICA giúp doanh nghiệp hiểu rằng tuân thủ pháp luật là một quá trình liên tục, không chỉ dừng lại ở việc có đủ giấy phép.

Liên hệ với DEDICA Law Firm để được tư vấn pháp lý chuyên sâu!

📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)

🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)

Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!