Các loại tranh chấp hợp đồng dịch vụ và cách xử lý hiệu quả tại Việt Nam

Trong thực tế kinh doanh, hợp đồng dịch vụ ngày càng được sử dụng rộng rãi — từ hợp đồng dịch vụ bảo trì, dịch vụ marketing, dịch vụ pháp lý, dịch vụ xây dựng nhỏ lẻ… Khi việc thực hiện hợp đồng xảy ra mâu thuẫn, tranh chấp hợp đồng dịch vụ cũng theo đó xuất hiện. Việc hiểu rõ các loại tranh chấp thường gặp, cũng như cách xử lý phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn, giảm rủi ro và bảo vệ quyền lợi hiệu quả.

1. Các loại tranh chấp hợp đồng dịch vụ phổ biến

1.1. Tranh chấp về thanh toán phí dịch vụ

Đây là dạng tranh chấp “cổ điển” nhất: bên cung cấp dịch vụ đã thực hiện (toàn bộ hoặc một phần) hợp đồng, nhưng bên thuê dịch vụ chậm trả, trả thiếu hoặc từ chối thanh toán. Ngược lại, cũng có trường hợp bên thuê dịch vụ cho rằng dịch vụ chưa đạt yêu cầu nên yêu cầu bên cung cấp hoàn trả hoặc giảm mức phí.

1.2. Tranh chấp về chất lượng, tiến độ, kết quả dịch vụ

Dịch vụ không đáp ứng tiêu chuẩn đã cam kết (kém chất lượng, sai yêu cầu kỹ thuật, không đạt hiệu quả), thực hiện chậm tiến độ, hoặc không đạt kết quả thỏa thuận — là nguồn tranh chấp rất phổ biến.

1.3. Tranh chấp về thay đổi, bổ sung hợp đồng

Trong quá trình thực hiện, một bên muốn bổ sung, sửa đổi điều khoản (ví dụ thêm hạng mục công việc, điều chỉnh chi phí, kéo dài thời hạn) mà bên kia không đồng ý, dẫn đến mâu thuẫn.

1.4. Tranh chấp về hiệu lực hợp đồng

Có trường hợp hợp đồng bị yêu cầu tuyên là vô hiệu (toàn bộ hoặc một phần) do vi phạm điều kiện theo luật như nội dung trái pháp luật, vi phạm điều cấm, một bên không có năng lực ký kết, thiếu hình thức bắt buộc…

1.5. Tranh chấp đặc thù với hợp đồng dịch vụ pháp lý

Đối với hợp đồng dịch vụ pháp lý (luật sư, tổ chức hành nghề luật sư), tranh chấp thường xoay quanh mức thù lao, trách nhiệm chuyên môn, việc thực hiện nhiệm vụ hoặc việc tiết lộ thông tin, xung đột lợi ích…

2. Cách xử lý tranh chấp hợp đồng dịch vụ hiệu quả: từ mềm đến cứng

Dưới đây là cách tiếp cận gợi ý theo thứ tự từ biện pháp mềm (giải quyết nội bộ) đến biện pháp pháp lý mạnh (tố tụng). Bạn nên kết hợp linh hoạt tùy bối cảnh vụ việc.

2.1. Thương lượng, trao đổi trực tiếp

Đây là bước đầu tiên và tối ưu nếu các bên vẫn còn khả năng trao đổi. Doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể mời đối tác ngồi lại cùng xem lại hợp đồng, các bước đã thực hiện, phần bị chênh lệch và đưa ra đề xuất điều chỉnh. Phương thức này ít chi phí, giữ được quan hệ hợp tác nếu đối tác vẫn thiện chí.

2.2. Hòa giải (bên ngoài hoặc trong tố tụng)

Nếu thương lượng không thành, có thể sử dụng hòa giải viên hoặc tổ chức trung gian để dẫn dắt giải pháp. Trong tố tụng, tòa án cũng thường khuyến khích hòa giải tại phiên xử, nếu hòa giải thành thì bản thỏa thuận được công nhận và có giá trị thi hành.

2.3. Trọng tài

Nếu trong hợp đồng có điều khoản thỏa thuận giải quyết tranh chấp tại trọng tài, bên nào kiện ra tòa án thì tòa sẽ từ chối thụ lý (trừ khi thoả thuận trọng tài vô hiệu). Quyết định trọng tài mang tính tài phán, có hiệu lực bắt buộc, nhưng chi phí và thời gian có thể cao hơn so với hòa giải.

2.4. Khởi kiện tại tòa án (tố tụng dân sự hoặc thương mại)

Khi các biện pháp trên thất bại hoặc trong trường hợp cần bảo vệ quyền lợi cấp bách, bên bị thiệt hại có thể khởi kiện ra tòa án có thẩm quyền. Tòa án sẽ xem xét hợp đồng, chứng cứ, giao kết, thực hiện để đưa ra phán quyết. Với hợp đồng dịch vụ, thời hiệu khởi kiện thường là 03 năm kể từ ngày biết quyền bị xâm phạm (trừ trường hợp thỏa thuận khác hoặc có quy định pháp luật khác).

Ví dụ: trong bản án số 104/2022/DS‑ST, bên bị kiện vắng mặt không lý do, tòa vẫn xét xử vắng mặt theo quy định tố tụng dân sự.

2.5. Biện pháp khẩn cấp tạm thời

Nếu tình huống cần bảo vệ ngay lập tức (ví dụ ngăn chặn tiếp tục thiệt hại), tòa án có thể áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời theo quy định tố tụng để bảo vệ quyền lợi tạm thời. (Cần đánh giá trường hợp cụ thể)

3. Kinh nghiệm tối ưu khi thực hiện và xử lý tranh chấp dịch vụ

• Soạn hợp đồng chi tiết, rõ ràng

Một hợp đồng dịch vụ “dở” — không nói rõ chất lượng, tiêu chí nghiệm thu, sai phạm, thời hạn, mức phạt, điều kiện thanh toán, cơ chế thay đổi — là mảnh đất màu mỡ cho tranh chấp. Khi ký hợp đồng, nên mô tả chi tiết công việc, tiêu chí chất lượng, trách nhiệm, tiến độ, cách nghiệm thu, điều kiện thay đổi…

• Chọn thẩm quyền giải quyết tranh chấp phù hợp

Ngay khi ký hợp đồng, hãy thỏa thuận phương thức giải quyết tranh chấp (thương lượng, hòa giải, trọng tài, tòa án) và lựa chọn trung tâm trọng tài hay tòa có hiệu quả tốt, chi phí hợp lý.

• Thu thập và lưu giữ chứng cứ liên tục

Tất cả email, biên bản, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, ảnh chụp, nhật ký công trình, chứng từ thanh toán… đều cần được lưu trữ đầy đủ để làm chứng cứ khi tranh chấp xảy ra.

• Nhắc nhở, gửi thông báo vi phạm và cơ hội khắc phục

Trước khi khởi kiện, thường nên gửi văn bản yêu cầu thực hiện nghĩa vụ (cảnh báo, thư cuối cùng) để buộc đối tác thực hiện hoặc sửa sai — đồng thời là chứng cứ nếu ra tòa.

• Phân tích chi phí và lợi ích của mỗi phương án

Khi chọn hòa giải, trọng tài hay kiện ra tòa, cần cân nhắc chi phí (phí luật sư, chi phí trọng tài/ tòa án, thời gian), rủi ro và xác suất thắng kiện. Có khi việc kiện chỉ tiêu tốn chi phí lớn hơn giá trị tranh chấp nếu nhỏ.

• Hạn chế điều khoản mơ hồ và rủi ro điều khoản bất hợp lý

Tránh sử dụng điều khoản quá chung chung, từ ngữ mơ hồ, không rõ ràng. Hạn chế các điều khoản gây rủi ro lớn (ví dụ phạt vi phạm quá cao, chuyển giao quyền, ràng buộc lẫn nhau quá phức tạp).

• Bảo đảm tuân thủ thời hiệu khởi kiện

Đối với hợp đồng dịch vụ nói chung, thời hiệu khởi kiện thường là 03 năm kể từ khi biết hoặc phải biết quyền bị xâm phạm (trừ trường hợp luật có quy định khác). Việc trễ thời hiệu có thể khiến quyền khởi kiện bị mất.

4. Kết luận

Tranh chấp hợp đồng dịch vụ – nếu không lường trước – có thể gây tổn thất tài chính, ảnh hưởng uy tín, lãng phí thời gian. Tuy nhiên, nếu bạn hiểu rõ các loại tranh chấp thường gặp và biết cách chọn giải pháp xử lý linh hoạt, bạn có thể chủ động kiểm soát tình huống, giảm thiểu rủi ro.

• Bắt đầu bằng xây dựng hợp đồng kỹ lưỡng và rõ ràng.

• Khi xảy ra bất đồng, ưu tiên thương lượng, hòa giải.

• Nếu có điều khoản trọng tài thì tuân theo, nếu không thì khởi kiện tại tòa.

• Luôn chuẩn bị chứng cứ, văn bản xác nhận vi phạm, thông báo và giữ lịch sử giao dịch.

• Đánh giá chi phí – lợi ích trước khi chọn phương án pháp lý.

Liên hệ với DEDICA Law Firm để được tư vấn pháp lý chuyên sâu!

📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)

🏢 Trụ sở chính: 144 đường Võ Văn Tần, phường Xuân Hòa, TP. Hồ Chí Minh (144 đường Võ Văn Tần, phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh)

🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)

Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!