Quy trình hòa giải bắt buộc trước khi khởi kiện tranh chấp lao động tại Việt Nam

Oct 29

Tại Việt Nam, khi người lao động hoặc người sử dụng lao động phát sinh tranh chấp, liệu có phải thực hiện thủ tục hòa giải bắt buộc trước khi khởi kiện? Quy trình hòa giải ở Việt Nam có như thế nào và cần lưu ý gì để quyền lợi được bảo vệ? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết thủ tục hòa giải tranh chấp lao động và giúp bạn hiểu rõ cách thức triển khai với dịch vụ pháp lý của công ty luật chuyên nghiệp.

1. Vì sao phải thực hiện hòa giải trước khi khởi kiện tranh chấp lao động tại Việt Nam?

Khi xảy ra tranh chấp lao động tại Việt Nam — chẳng hạn giữa người lao động và người sử dụng lao động về lương, điều kiện làm việc, chấm dứt hợp đồng — việc hiểu rõ quy trình hòa giải bắt buộc là bước đầu tiên không thể bỏ qua.

1.1. Cơ sở pháp lý và ý nghĩa xử lý hòa giải

Theo Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ 2019), tại Điều 188 quy định: “Tranh chấp lao động cá nhân phải được giải quyết thông qua thủ tục hòa giải của hòa giải viên lao động trước khi yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động hoặc Tòa án giải quyết,” trừ các trường hợp được miễn.

Nguyên tắc này phản ánh chính sách pháp luật tại Việt Nam là ưu tiên hình thức hòa giải, thương lượng để giải quyết tranh chấp lao động, nhằm giảm thiểu chi phí, thời gian và rủi ro cho cả người lao động và người sử dụng lao động.

Việc hòa giải trước khi khởi kiện giúp duy trì quan hệ lao động, tránh ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp, đồng thời bảo vệ quyền lợi người lao động trong môi trường làm việc tại Việt Nam.

1.2. Khi nào hòa giải là bắt buộc, khi nào được miễn?

Hòa giải được yêu cầu bắt buộc đối với tranh chấp lao động cá nhân, tuy nhiên BLLĐ 2019 cũng quy định ngoại lệ tại Khoản 1 Điều 188: các tranh chấp được miễn bước hòa giải gồm:

Tranh chấp về xử lý kỷ luật lao động bằng hình thức sa thải hoặc về việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.
Tranh chấp về bồi thường thiệt hại, trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng.
Tranh chấp giữa người giúp việc gia đình với người sử dụng lao động; về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp; giữa người lao động thuê lại với người sử dụng lao động thuê lại.
Do đó, tại Việt Nam khi xảy ra tranh chấp lao động cá nhân và trường hợp không nằm trong các ngoại lệ nêu trên, hòa giải là bước bắt buộc trước khi khởi kiện.

2. Quy trình hòa giải bắt buộc trước khi khởi kiện tại Việt Nam

Sau khi hiểu vì sao cần hòa giải và khi nào bắt buộc, chúng ta cùng xem quy trình cụ thể tại Việt Nam để thực hiện hòa giải trước khi khởi kiện tranh chấp lao động.

2.1. Bước chuẩn bị và khởi kiện hòa giải

Đầu tiên, bên lao động hoặc bên sử dụng lao động cần gửi văn bản yêu cầu hòa giải tới hòa giải viên lao động hoặc cơ quan có thẩm quyền. Theo quy định mới, thời hiệu yêu cầu hòa giải là 06 tháng kể từ ngày phát hiện hành vi vi phạm quyền và lợi ích hợp pháp.

Hòa giải viên lao động có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu và trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được phải tiến hành phiên họp hòa giải.

Các bên tranh chấp cần chuẩn bị hồ sơ: hợp đồng lao động, thỏa ước lao động (nếu có), biên bản làm việc, bảng lương, quyết định chấm dứt hợp đồng,… để chứng minh quyền và lợi ích của mình.

2.2. Phiên họp hòa giải và biên bản kết quả

Tại phiên hòa giải, hòa giải viên triệu tập đại diện người lao động và người sử dụng lao động hoặc người đại diện theo ủy quyền.

Nếu hai bên thỏa thuận được: lập biên bản “hòa giải thành”, ký tên các bên và hòa giải viên, gửi bản sao cho các bên.
Nếu không thỏa thuận được hoặc một bên vắng mặt không có lý do chính đáng: lập biên bản “hòa giải không thành”.
Kết thúc phiên hòa giải: nếu hòa giải thành, thì kết quả có hiệu lực; nếu không thành, thì bên tranh chấp có thể chuyển sang khởi kiện tại Tòa án hoặc yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động (nếu là tranh chấp tập thể).

2.3. Khởi kiện sau hòa giải không thành – Thủ tục tại Việt Nam

Khi hòa giải không thành hoặc bên hòa giải không tiến hành đúng thời hạn, thì bên tranh chấp có quyền:

Yêu cầu Hội đồng trọng tài lao động giải quyết (đối với tranh chấp tập thể hoặc có thỏa thuận lựa chọn)
Hoặc khởi kiện tại Tòa án nhân dân nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở hoặc nơi người lao động làm việc cuối cùng.
Thời hiệu để khởi kiện là 01 năm kể từ ngày phát hiện hành vi vi phạm quyền và lợi ích hợp pháp.
Do đó, tại Việt Nam bạn cần lưu ý thao tác đúng thời hạn và thủ tục để quyền lợi không bị mất.

3. Lưu ý quan trọng và mẹo để hòa giải tại Việt Nam thành công

Để quá trình hòa giải bắt buộc trước khi khởi kiện tại Việt Nam hiệu quả và mang lại kết quả tốt nhất, người lao động và người sử dụng lao động cần lưu ý những điểm sau.

3.1. Chuẩn bị kỹ và chọn đúng thời điểm

Ngay khi phát hiện quyền lợi bị xâm phạm, hãy ghi nhận ngay sự việc, ngày phát hiện, thu thập chứng cứ (hợp đồng, bảng lương, email, tin nhắn) vì thời hiệu hòa giải là 06 tháng.
Gửi yêu cầu hòa giải đến đúng cơ quan hoặc hòa giải viên được cấp phép, đảm bảo đã đủ hồ sơ và yêu cầu rõ ràng.
Bao gồm tham gia đại diện công đoàn (nếu có) hoặc người đại diện gần gũi với người lao động để tăng tính thỏa thuận.

3.2. Tận dụng hòa giải để giữ mối quan hệ và tiết kiệm chi phí

Việc hòa giải trước khi khởi kiện tại Việt Nam mang lại nhiều lợi ích: giữ được uy tín doanh nghiệp, giảm chi phí và thời gian. Nếu hòa giải thành, việc thi hành dễ dàng hơn và quan hệ lao động ít bị xáo trộn.

Khi tham gia hòa giải, hai bên nên thẳng thắn, thiện chí, chuẩn bị sự linh hoạt về phương án giải quyết để có thể đạt được thỏa thuận.

3.3. Khi nào nên chuyển sang khởi kiện và cách tối ưu hóa?

Nếu hòa giải không thành hoặc hòa giải viên không tiến hành đúng thời hạn, việc khởi kiện liền là cần thiết để bảo vệ quyền lợi.
Trong quá trình khởi kiện, việc có biên bản hòa giải hay biên bản không thành hòa giải là minh chứng quan trọng chứng tỏ đã thực hiện thủ tục bắt buộc.
Doanh nghiệp nên có sự tư vấn từ luật sư chuyên lĩnh vực lao động để đánh giá rủi ro, thẩm quyền Tòa án, chuẩn bị tài liệu đầy đủ và tối ưu hóa chi phí.
Người lao động cũng nên tìm hiểu quyền lợi của mình, đặc biệt khi liên quan tới sa thải trái pháp luật hoặc chấm dứt hợp đồng đơn phương (trường hợp được miễn hòa giải) để lựa chọn đúng phương thức giải quyết.

4. Kết luận

Hòa giải bắt buộc trước khi khởi kiện tranh chấp lao động tại Việt Nam không chỉ là một thủ tục pháp lý cần thiết, mà còn là cơ hội để hai bên tìm tiếng nói chung, tránh đối đầu căng thẳng và kéo dài vụ việc tại Tòa án. Quy trình này thể hiện tinh thần nhân văn của pháp luật Việt Nam – khuyến khích đối thoại, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động đồng thời giữ gìn mối quan hệ lao động hài hòa, ổn định.

Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp và người lao động vẫn gặp khó khăn khi xác định trường hợp nào bắt buộc hòa giải, thủ tục cụ thể ra sao, hay xử lý thế nào khi hòa giải không thành. Do đó, việc tham khảo ý kiến luật sư chuyên sâu là vô cùng quan trọng để tránh sai sót và bảo vệ quyền lợi tối đa.