Từ ngày 1/7/2025, các doanh nghiệp khi thanh toán giao dịch có hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (kể cả VAT) sẽ buộc phải sử dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là nội dung đáng chú ý trong Nghị định hướng dẫn thi hành Luật Thuế GTGT (sửa đổi), đã chính thức có hiệu lực. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định mới này, các rủi ro tiềm ẩn nếu không tuân thủ và cách doanh nghiệp có thể chuẩn bị để đảm bảo quyền lợi thuế.

Quy định mới về thanh toán giao dịch doanh nghiệp

Thay vì chỉ là khuyến nghị như trước đây, từ tháng 7/2025, quy định mới yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp: nếu muốn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN, các khoản thanh toán cho giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy mô giao dịch áp dụng: từ 5 triệu đồng

Ngưỡng 5 triệu đồng được tính theo giá trị thanh toán ghi trên hóa đơn, đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Điều này có nghĩa là kể cả những giao dịch có giá trị trước thuế khoảng 4,6 triệu đồng cũng có thể nằm trong phạm vi điều chỉnh nếu cộng VAT vượt mốc 5 triệu. Do đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến cả giá trị tổng thanh toán chứ không chỉ dựa vào đơn giá trước thuế.

Thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm những gì?

Thanh toán không dùng tiền mặt được hiểu là tất cả các phương thức không sử dụng tiền giấy hay tiền xu để giao dịch. Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức thanh toán hợp lệ như:

Chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng
Sử dụng thẻ ATM, thẻ tín dụng
Thanh toán qua ví điện tử
Nhờ thu, ủy quyền thanh toán qua ngân hàng
Thanh toán qua các hệ thống giao dịch điện tử hợp pháp

Quan trọng: chứng từ thanh toán cần thể hiện rõ nội dung, tên đối tác, tài khoản ngân hàng đúng với thông tin trong hóa đơn để được cơ quan thuế chấp thuận khi kiểm tra, thanh tra.

Trường hợp doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt cho giao dịch trên 5 triệu đồng, phần chi phí đó sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, và không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây là một tổn thất không nhỏ nếu doanh nghiệp thường xuyên thực hiện giao dịch có giá trị lớn.

Các khoản thanh toán cho giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Doanh nghiệp cần chuẩn bị như thế nào?

Việc thực thi quy định mới không chỉ đơn thuần là thay đổi thói quen thanh toán, mà còn liên quan đến quy trình kế toán, lưu trữ chứng từ, đào tạo nhân sự và tương tác với đối tác.

Rà soát quy trình nội bộ

Doanh nghiệp cần xem lại toàn bộ quy trình thanh toán và thu mua, đảm bảo mọi giao dịch được ghi nhận bằng hình thức thanh toán hợp lệ. Việc phân quyền ký duyệt thanh toán, quy trình xét duyệt hóa đơn và lưu trữ chứng từ cần được chuẩn hóa theo yêu cầu mới.

Ngoài ra, cần đánh giá hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm ERP đang sử dụng có khả năng lưu trữ và đối chiếu chứng từ thanh toán hay không. Nếu chưa có, đây là thời điểm cần đầu tư nâng cấp.

Cập nhật hệ thống kế toán - đối tác

Phòng kế toán cần được cung cấp hướng dẫn rõ ràng về quy định mới. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần thông báo đến đối tác, nhà cung cấp biết rõ các giao dịch từ 5 triệu đồng sẽ chỉ được thanh toán qua kênh không dùng tiền mặt. Điều này giúp hai bên chủ động hơn trong việc thống nhất phương thức giao dịch.

Một số doanh nghiệp lớn còn quy định sẵn trong hợp đồng điều khoản về phương thức thanh toán phù hợp với quy định thuế. Đây cũng là một gợi ý quan trọng với doanh nghiệp SME để tránh tranh chấp hoặc sai sót không đáng có.

Tập huấn nhân sự

Bộ phận thu mua, kế toán, phân tích tài chính cần được hệ thống hóa kiến thức về quy định mới để đảm bảo tuân thủ. Trong đó, kế toán viên cần nắm rõ cách lập, lưu và cung cấp chứng từ thanh toán phù hợp. Nhân sự mua hàng cần kiểm tra kỹ điều kiện thanh toán trước khi ký kết hợp đồng.

Đào tạo nội bộ định kỳ là một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo tính liên tục trong tuân thủ, ngay cả khi có thay đổi nhân sự hoặc quy định pháp luật trong tương lai.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị để kịp thời bắt kịp các thay đôi của nghị định mới

Áp dụng quy định mới: Lợi và rủi ro

Không chỉ là yêu cầu bắt buộc từ pháp luật, việc áp dụng thanh toán không dùng tiền mặt còn mang lại nhiều giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp.

Lợi ích

Tăng tính minh bạch trong giao dịch
Tối ưu chi phí thuế nhờ khấu trừ VAT hợp lệ
Hạn chế rủi ro khi bị thanh kiểm tra thuế
Dễ dàng quản lý dòng tiền, số hóa chứng từ kế toán

Rủi ro khi không tuân thủ

Mất quyền khấu trừ thuế GTGT
Giao dịch không được ghi nhận là chi phí hợp lệ
Gia tăng nguy cơ bị điều chỉnh, xử phạt khi thanh tra thuế

Ví dụ thực tế: Một công ty thương mại thanh toán 50 triệu đồng tiền hàng bằng tiền mặt. Khi quyết toán thuế, toàn bộ phần VAT đầu vào trị giá gần 5 triệu đồng không được khấu trừ. Ngoài ra, 50 triệu đồng này cũng không được ghi nhận là chi phí hợp lệ, làm tăng số thuế TNDN phải nộp. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến tổn thất tài chính đáng kể.

Việc bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch từ 5 triệu đồng là xu hướng tăng cường minh bạch và giảm thiểu gian lận thuế. Doanh nghiệp cần nhanh chóng thích ứng để đảm bảo tuân thủ và giữ vững quyền lợi thuế hợp pháp. Không chỉ là nghĩa vụ, đây còn là cơ hội để doanh nghiệp số hóa quy trình tài chính, củng cố hệ thống quản trị hiện đại và bền vững hơn.

DEDICA Law Firm hỗ trợ tư vấn, xây dựng quy trình thanh toán đáp ứng quy định thuế GTGT mới. Liên hệ ngay với chúng tôi để cùng hợp tác và đồng hành.

Liên hệ với DEDICA Law Firm để được tư vấn pháp lý chuyên sâu!

📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)

🏢 Trụ sở chính: 144 đường Võ Văn Tần, phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh

🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)

Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!

Nghị định 2025: doanh nghiệp thanh toán trên 5 triệu không được dùng tiền mặt