Tranh chấp hợp đồng thuê văn phòng tại Việt Nam đối với công ty nước ngoài

Khi một công ty nước ngoài thuê văn phòng làm trụ sở hoặc chi nhánh tại Việt Nam, hợp đồng thuê văn phòng tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu không soạn thảo kỹ và nếu có tranh chấp xảy ra thì không dễ xử lý. Bài viết dưới đây sẽ phân tích các tình huống tranh chấp phổ biến, thách thức đặc thù với bên nước ngoài và cách giải pháp khả thi tại Việt Nam.

1. Những tình huống tranh chấp thường gặp khi thuê văn phòng tại Việt Nam

1.1. Các loại tranh chấp phổ biến

• Tiền thuê, thanh toán & chậm trả
  Đây là loại tranh chấp xảy ra nhiều nhất: bên thuê không trả đúng hạn, trả thiếu, thỏa thuận không rõ phương thức hoặc thời điểm thanh toán. Theo nhiều án lệ, tòa án chấp nhận yêu cầu bên cho thuê đòi số tiền thuê chưa thanh toán và lãi chậm trả.

• Tranh chấp quyền cho thuê, quyền sở hữu, ủy quyền
  Có trường hợp bên cho thuê không phải là chủ sở hữu hoặc không có quyền cho thuê, hoặc có ủy quyền giả, dẫn hợp đồng bị vô hiệu hoặc một phần vô hiệu.

• Tranh chấp liên quan chi phí bảo trì, sửa chữa, bảo dưỡng
  Thường bên thuê cho rằng bên cho thuê không thực hiện đúng cam kết bảo trì, hoặc bên cho thuê muốn trừ tiền sửa chữa từ cọc mà hai bên không thỏa thuận rõ ràng.

• Tranh chấp đặt cọc, phạt hợp đồng, chấm dứt hợp đồng
  Khi bên thuê muốn rút khỏi hợp đồng sớm, hai bên sẽ tranh nhau việc hoàn trả cọc, phạt hợp đồng hoặc chấm dứt hợp đồng. Nếu hợp đồng không có điều khoản chấm dứt rõ hoặc phạt điều chỉnh hợp lý, dễ xảy ra kiện tụng.

• Tranh chấp cho thuê lại, chuyển nhượng hợp đồng thuê
  Do nhu cầu của bên thuê hoặc bên cho thuê, họ muốn cho thuê lại (sublease) hoặc chuyển nhượng hợp đồng, nhưng hợp đồng gốc không cho phép hoặc không rõ ràng thì dẫn tranh chấp.

• Giảm giá trị văn phòng, hư hỏng, mất quyền sử dụng
  Bên thuê có thể phản ánh văn phòng bị hư hỏng, mất khả năng sử dụng, hoặc quy hoạch, cấm sử dụng, ảnh hưởng đến hoạt động — yêu cầu bồi thường hoặc điều chỉnh giá thuê.

1.2. Đặc thù tranh chấp khi bên thuê là công ty nước ngoài

• Yếu tố quốc tế & áp dụng luật
  Hợp đồng thuê văn phòng giữa bên Việt Nam và công ty nước ngoài thường có yếu tố nước ngoài: vấn đề lựa chọn luật áp dụng, tòa án hay trọng tài nào có thẩm quyền, ngôn ngữ hợp đồng, áp dụng luật quốc tế hay luật Việt Nam, điều khoản giải quyết tranh chấp thích hợp.

• Rào cản ngôn ngữ, chứng từ và luật nội địa
  Công ty nước ngoài đôi khi không nắm rõ những quy định nội địa như Luật Nhà ở 2023, luật thuê nhà, các quy chuẩn về trụ sở công ty, giấy tờ cho thuê hợp pháp, cam kết pháp lý. Nếu hợp đồng soạn thảo bằng tiếng nước ngoài và nội dung không song ngữ hay không tuân luật Việt Nam, dễ phát sinh bất đồng diễn giải.

• Rủi ro về chứng quyền, giấy phép & quy hoạch
  Văn phòng cho thuê có thể là nhà ở chuyển đổi cho thuê làm văn phòng; nếu tòa nhà không đáp ứng điều kiện an toàn PCCC, giấy phép xây dựng, hoặc đang khiếu kiện/thu hồi, bên thuê nước ngoài có thể bị “kẹt” khi tranh chấp. Ví dụ theo Luật Nhà ở 2023, nhà để cho thuê làm văn phòng không được đang trong tranh chấp, khiếu kiện, bị kê biên thi hành án, hoặc nằm trong diện thu hồi đất.

• Khó khăn trong thực thi phán quyết, cưỡng chế
  Nếu bên thuê nước ngoài thắng kiện tại Việt Nam, bước thi hành án (thi hành dân sự, cưỡng chế) có thể vướng việc tài sản không có trong Việt Nam, hoặc chủ thể cho thuê đã chuyển tài sản, phá sản, hoặc nằm trong phạm vi khó truy đòi.

2. Giải pháp – cách phòng ngừa & xử lý tranh chấp hợp đồng thuê văn phòng tại Việt Nam

2.1. Các bước phòng ngừa trước khi ký hợp đồng

• Rà soát pháp lý tài sản & người cho thuê

  • Yêu cầu bên cho thuê cung cấp chứng thư sở hữu (sổ đỏ, quyền sử dụng đất, giấy phép đầu tư nếu cần).

  • Kiểm tra bên cho thuê có tranh chấp, khiếu kiện, lệnh kê biên hay thu hồi đất hay không — vì theo Luật Nhà ở 2023, nếu tài sản đang tranh chấp hoặc bị kê biên thì không được cho thuê làm văn phòng.

  • Kiểm tra giấy phép xây dựng, giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy, và đảm bảo tòa nhà đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, bảo trì, hệ thống hạ tầng.

• Hợp đồng bằng văn bản, chi tiết & song ngữ nếu cần

  • Theo Điều 163 Luật Nhà ở 2023, hợp đồng thuê văn phòng phải được lập bằng văn bản, ghi rõ tên, địa chỉ bên thuê – cho thuê, mô tả tài sản, thời hạn, phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ.

  • Hợp đồng nên có bản song ngữ (tiếng Việt + tiếng Anh hoặc ngôn ngữ hợp tác) nhưng luôn ưu tiên phiên bản tiếng Việt nếu xảy ra tranh chấp trong tòa án Việt Nam.

  • Các điều khoản về đặt cọc (số tiền, thời hạn, hoàn trả), phạt vi phạm, chấm dứt hợp đồng, quyền cho thuê lại, sửa chữa, bảo trì, điều chỉnh giá cần được soạn kỹ.

  • Nếu hợp đồng có điều khoản trọng tài quốc tế hoặc quốc tế – cần cân nhắc kỹ loại hình trọng tài, nơi giải quyết, ngôn ngữ, luật áp dụng.

• Cam kết bảo đảm, bảo lãnh & biện pháp bảo đảm

  • Yêu cầu bảo lãnh thực hiện hợp đồng nếu bên thuê hoặc bên cho thuê là tổ chức có rủi ro tài chính.

  • Sử dụng biện pháp bảo đảm như cọc tiền, giữ lại phần tài sản ký quỹ, bảo lãnh ngân hàng nếu hợp đồng có giá trị lớn.

• Rà soát cơ chế giải quyết tranh chấp & chọn địa điểm giải quyết tranh chấp

  • Xác định rõ nếu có tranh chấp sẽ đưa ra tòa án Việt Nam hay trọng tài (nội địa hay quốc tế).

  • Nếu chọn trọng tài quốc tế, nên quy định rõ nơi trọng tài, luật áp dụng, ngôn ngữ trọng tài và công nhận phán quyết ở Việt Nam.

  • Nếu chọn tòa án, xác định thẩm quyền – theo luật tố tụng dân sự, tòa án nơi có tài sản hoặc nơi thực hiện hợp đồng.

2.2. Khi tranh chấp xảy ra – phương thức giải quyết & lưu ý

• Thương lượng & hòa giải
  Đây là bước đầu tiên, ít chi phí, giúp bên thuê và bên cho thuê giữ được mối quan hệ hợp tác lâu dài. Nếu hợp đồng có điều khoản hòa giải thì sử dụng cơ chế đó.

• Trọng tài (nếu có thỏa thuận)
  Nếu hợp đồng thuê văn phòng có điều khoản trọng tài và được công nhận, hai bên có thể chuyển tranh chấp đến trung tâm trọng tài đã thỏa thuận. Ưu điểm là thường nhanh chóng, chuyên viên am hiểu và ít công khai. Tuy nhiên nếu bên thua phán quyết không tự thi hành, việc cưỡng chế phán quyết trọng tài trong Việt Nam cần dựa vào luật thi hành án.

• Khởi kiện tại tòa án Việt Nam
  Khi không hòa giải hoặc trọng tài không phù hợp, bên bị thiệt có thể khởi kiện ra tòa án có thẩm quyền tại Việt Nam. Quy trình gồm: nộp đơn khởi kiện, thụ lý, hòa giải tại tòa, xét xử sơ thẩm, phúc thẩm nếu có kháng cáo.

  • Chú ý thẩm quyền: theo Bộ luật tố tụng dân sự 2015, tòa án nơi tài sản nằm hoặc nơi hợp đồng thực hiện.

  • Cung cấp chứng cứ rõ ràng: hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn, biên lai thanh toán, thông báo vi phạm, biên bản kiểm tra hư hỏng.

  • Yêu cầu chấm dứt hợp đồng, buộc trả lại tài sản, buộc thanh toán khoản nợ + lãi, yêu cầu bồi thường thiệt hại.

• Thi hành án & cưỡng chế
  Nếu bản án, phán quyết có hiệu lực, bên thắng kiện có thể yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự thực hiện cưỡng chế theo quy định pháp luật. Trường hợp chủ thể bên thua đã chuyển tài sản ra khỏi Việt Nam hoặc tài sản không còn, việc thi hành án sẽ gặp khó khăn.

• Giám đốc thẩm, tái xét
  Trong những trường hợp có sai sót nghiêm trọng về thủ tục, vi phạm pháp luật, bên có quyền yêu cầu giám đốc thẩm hoặc tái xét theo các quy định tố tụng.

2.3. Kinh nghiệm xử lý tranh chấp – lưu ý từ thực tế

• Trong bản án số 05/2018/KDTM-PT, tòa án buộc bên thuê thanh toán tiền thuê, tiền điện, tiền phạt và lãi chậm trả theo hợp đồng cho thuê văn phòng đã ký.

• Trong bản án 10/2022, tòa chấp nhận yêu cầu của bên cho thuê khi bên thuê chậm trả tiền thuê nhiều tháng, và yêu cầu thanh toán cả khoản tiền điện theo chỉ số đo được.

• Tranh chấp cho thuê văn phòng trong án 02/2022/KDTM-PT tại Bắc Giang cho thấy tòa án vẫn xem xét yếu tố kinh doanh thương mại khi giải quyết tranh chấp thuê văn phòng và nhà xưởng.

• Các bản án, quyết định giám đốc thẩm về hợp đồng thuê văn phòng và mặt bằng kinh doanh cho thấy tòa án chấp nhận việc chấm dứt hợp đồng, yêu cầu trả mặt bằng, bồi thường thiệt hại theo hợp đồng đã ký nếu bên vi phạm hợp đồng.

3. Kết luận

Tranh chấp hợp đồng thuê văn phòng tại Việt Nam đối với công ty nước ngoài là một lĩnh vực phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng từ khâu soạn thảo hợp đồng, rà soát pháp lý, lựa chọn cơ chế giải quyết tranh chấp phù hợp và năng lực thực thi phán quyết.

Nếu bạn đang hoặc sẽ ký hợp đồng thuê văn phòng tại Việt Nam, đừng chủ quan với những điều khoản nhỏ: đặt cọc, phạt vi phạm, bảo trì, chấm dứt hợp đồng, cơ chế giải quyết tranh chấp. Khi tranh chấp phát sinh, hãy ưu tiên thương lượng, hòa giải trước, nếu không được thì sử dụng trọng tài hoặc khởi kiện — nhưng luôn chuẩn bị kỹ chứng cứ và kế hoạch thi hành án.

Liên hệ với DEDICA Law Firm để được tư vấn pháp lý chuyên sâu!

📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)

🏢 Trụ sở chính: 144 đường Võ Văn Tần, phường Xuân Hòa, TP. Hồ Chí Minh (144 đường Võ Văn Tần, phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh)

🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)

Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!