Xử lý tranh chấp hợp đồng bảo dưỡng máy móc nhập khẩu tại Việt Nam

Sep 23

Khi một doanh nghiệp nhập khẩu máy móc thiết bị và ký hợp đồng bảo dưỡng (bảo trì) với bên cung cấp/dịch vụ, tranh chấp là rủi ro không thể bỏ qua. Nếu xảy ra tranh chấp, việc giải quyết đòi hỏi hiểu rõ các quy định pháp luật mới, biết cách xây dựng hợp đồng chắc chắn, và chọn phương thức xử lý phù hợp. Bài dưới đây chia thành hai phần: Những điểm pháp lý cần biết và Các bước xử lý khi xảy ra tranh chấp.

1. Những điểm pháp lý cần biết khi ký hợp đồng bảo dưỡng máy móc nhập khẩu

Trước khi ký hợp đồng (với bên cung cấp dịch vụ hoặc nhà sản xuất nước ngoài), doanh nghiệp nhập khẩu cần lưu ý các quy định hiện hành của Việt Nam để đảm bảo hợp đồng có cơ sở pháp lý vững chắc.

1.1. Điều kiện nhập khẩu máy móc thiết bị đã qua sử dụng & ảnh hưởng đến hợp đồng bảo dưỡng

Theo Quyết định 18/2019/QĐ‑TTg (và sửa đổi bổ sung tại Quyết định 28/2022) của Chính phủ, máy móc, thiết bị, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng khi nhập khẩu vào Việt Nam phải đáp ứng các tiêu chí về tuổi thiết bị, tiêu chuẩn kỹ thuật, mức tiêu hao năng lượng, hiệu suất còn lại, và các quy chuẩn an toàn, bảo vệ môi trường.
Nếu máy móc vượt tuổi cho phép hoặc hiệu suất thấp hơn quy định, doanh nghiệp có thể phải xin giấy phép đặc biệt hoặc thẩm định thêm.
Khâu thông quan, hải quan cũng có các quy định liên quan tới tạm nhập, tái xuất máy móc để bảo dưỡng, bảo trì nếu hợp đồng có thỏa thuận sử dụng máy móc nhập khẩu phục vụ bảo dưỡng rồi xuất trở lại. Công văn 3143/TCHQ‑TXNK quy định về việc này.

1.2. Quy định về bảo hành, trách nhiệm bảo dưỡng & quyền người tiêu dùng áp dụng gần đây

Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 (có hiệu lực từ 01/07/2024) quy định rõ: nếu sản phẩm, hàng hóa, linh kiện, phụ kiện được bảo hành thì doanh nghiệp phải công bố công khai chính sách bảo hành, bao gồm thời hạn, phạm vi, phương thức, các trường hợp loại trừ trách nhiệm bảo hành.
Trong hợp đồng dịch vụ bảo dưỡng, cần có điều khoản bảo hành rõ ràng: bên bảo dưỡng cam kết sửa chữa, thay phụ kiện nếu máy móc có lỗi, ghi rõ hạn bảo hành bắt đầu từ khi nào (ví dụ từ ngày nghiệm thu), nội dung bảo hành là gì (như sửa lỗi, thay linh kiện), và những trường hợp nào không được bảo hành (do bên sử dụng gây lỗi, môi trường sử dụng không đúng, hoặc hao mòn theo thời gian nếu có thoả thuận)
Thêm vào đó, quyền người tiêu dùng theo Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 nếu máy móc được cung cấp cho người tiêu dùng (trường hợp máy móc dùng trong hoạt động tiêu dùng, hoặc hợp đồng có yếu tố người tiêu dùng) sẽ được bảo vệ đặc biệt hơn.

2. Các bước xử lý khi tranh chấp hợp đồng bảo dưỡng máy móc nhập khẩu phát sinh

Khi xảy ra tranh chấp — máy không được bảo dưỡng đúng cam kết, phụ kiện không đảm bảo, bên bảo dưỡng trì hoãn, hoặc phát sinh lỗi sau bảo dưỡng — doanh nghiệp cần hành động theo quy trình rõ ràng để bảo vệ quyền lợi.

2.1. Chuẩn bị từ khi hợp đồng chưa xảy tranh chấp

Một số biện pháp phòng ngừa làm giảm rủi ro tranh chấp:

Soạn thảo hợp đồng rõ ràng

Ghi rõ các điều khoản: phạm vi dịch vụ bảo dưỡng, tiêu chuẩn kỹ thuật của phụ kiện, trách nhiệm về linh kiện thay thế, hiệu suất máy sau bảo dưỡng.
Cam kết về bảo hành, thời hạn bảo hành và tiêu chí nghiệm thu.
Điều khoản xử lý tranh chấp (hòa giải, trọng tài, hoặc tòa án), địa điểm, luật áp dụng nếu có bên nước ngoài tham gia.

Bảo quản hồ sơ, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ nhập khẩu máy móc; chứng thư giám định nếu máy móc đã qua sử dụng.
Biên bản bàn giao máy trước khi bảo dưỡng, mô tả tình trạng máy, ảnh/video nếu cần.
Biên bản nghiệm thu sau bảo dưỡng.

Chấp thuận điều khoản trọng tài / đa tầng tranh chấp nếu phù hợp

Trọng tài thương mại là phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì nhanh chóng, bí mật hơn so với tòa án.
Điều khoản giải quyết tranh chấp đa tầng: thương lượng → hòa giải → trọng tài hoặc tòa án nếu không đạt được thỏa thuận.

2.2. Khi tranh chấp đã xảy ra — các bước can thiệp

Thông báo tranh chấp & yêu cầu thực hiện nghĩa vụ

Gửi văn bản chính thức tới bên đối tác yêu cầu thực hiện bảo dưỡng đúng hợp đồng hoặc sửa chữa lỗi.
Yêu cầu giám định máy móc nếu cần xác định lỗi, hao mòn, hiệu suất thực tế sau bảo dưỡng.

Thương lượng / hòa giải

Gọi bên cung cấp dịch vụ ngồi lại, sử dụng chứng cứ (biên bản bàn giao, nghiệm thu, ảnh/video, ghi nhớ email, giao tiếp) để chứng minh vấn đề.
Hòa giải có thể qua trung tâm hòa giải thương mại hoặc qua trung gian độc lập nếu hợp đồng có điều khoản hòa giải.

Trọng tài hoặc khởi kiện tại Tòa án

Nếu hợp đồng có điều khoản trọng tài thì gửi yêu cầu trọng tài. Chú ý các quy định của Luật Trọng tài Thương mại năm 2010 (ví dụ quyền tự thỏa thuận, lựa chọn trọng tài viên, địa điểm, luật áp dụng).
Nếu không có điều khoản trọng tài hoặc trọng tài không thể thực hiện, có thể khởi kiện ra Tòa án nhân dân nơi bên bị kiện có trụ sở hoặc nơi thực hiện hợp đồng.

Yêu cầu bồi thường thiệt hại

Thiệt hại do việc bảo dưỡng không đúng: máy hỏng sớm hơn dự kiến, hiệu suất thấp, sản lượng sản xuất bị giảm, chi phí sửa chữa phát sinh.
Yêu cầu lãi suất chậm trả (nếu có thanh toán liên quan) và các chi phí hợp lý khác.

Thi hành quyết định trọng tài hoặc bản án

Sau khi có phán quyết trọng tài hoặc bản án có hiệu lực, nếu bên thua kiện không tự thực hiện thì tiến hành các biện pháp thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3. Kết luận

Tranh chấp hợp đồng bảo dưỡng máy móc nhập khẩu có thể rất phức tạp vì liên quan đến tiêu chuẩn kỹ thuật, phụ kiện, hiệu suất, trách nhiệm bảo hành, và các quy định nhập khẩu, hải quan. Tuy nhiên:

Từ đầu, doanh nghiệp nên xây dựng hợp đồng bảo dưỡng thật rõ ràng, đảm bảo điều khoản bảo hành mạnh, lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp phù hợp (thương lượng/hòa giải → trọng tài/tòa án).
Khi tranh chấp xảy ra, việc thu thập chứng cứ đầy đủ, hành động kịp thời như thông báo, giám định, khởi kiện đặc biệt là qua trọng tài có thể giúp bảo vệ quyền lợi tốt hơn.