企业被检查时，需要准备哪些法律文件？

在越南经营的外资企业，尤其是中国企业，被主管机关检查并非罕见情况。
无论是定期检查，还是突击检查，一旦企业准备不足，就极易陷入被动，甚至面临处罚风险。

在实践中，很多企业并非因为严重违法而被处罚，而是因为无法及时、完整地出示所需法律文件。
那么，当企业被检查时，究竟需要提前准备哪些法律文件？

一、企业设立与登记相关文件

这是检查中最基础、也是必查的文件类别。企业通常需要准备：

• 企业设立登记文件

• 投资或设立批准文件

• 公司章程及修订版本

• 企业登记信息变更记录

如果企业在经营过程中发生过变更，但文件未及时更新或保存不完整，极易被认定为合规缺失。

二、经营范围与许可相关文件

很多企业被处罚，并非没有许可证，而是许可证与实际经营不匹配。

在检查时，企业通常需要出示：

• 行业许可证或经营许可文件

• 与许可证相关的附带条件文件

• 许可有效期及续期记录

若企业实际业务超出许可范围，或未持续满足许可条件，即使证照齐全，也可能被认定为违规。

三、劳动用工相关法律文件

劳动用工是检查中的重点领域之一。企业应当准备：

• 员工劳动合同

• 内部规章制度

• 工资、工时及休假安排文件

• 社会保障相关记录

若劳动合同不完整、制度缺失或实际操作与文件不一致，风险将显著增加。

四、合同与商业文件

监管机关在检查时，往往会关注企业的实际交易行为。企业应准备：

• 主要客户与供应商合同

• 服务、合作或外包协议

• 与业务相关的重要商业文件

合同内容是否合规、是否与企业登记信息一致，往往直接影响检查结果。

五、财务与合规管理文件

虽然财务检查通常由专门部门进行，但在综合检查中，企业仍可能被要求提供：

• 内部财务管理制度

• 与经营活动相关的合规文件

• 特定事项的报告或申报材料

文件不齐全或无法说明业务合理性，容易引发进一步审查。

六、内部管理与授权文件

在多层级或多分支机构企业中，内部授权是检查重点之一。企业应准备：

• 授权书及内部决议文件

• 分公司或代表处相关管理文件

• 负责人任命及职责说明

如果实际管理与授权文件不一致，可能被认定为管理不规范。

七、为什么很多企业在检查时措手不及？

在实践中，企业常见以下问题：

• 平时未系统整理法律文件

• 文件分散在不同部门，无法快速调取

• 只在设立阶段重视文件，忽视后续更新

• 缺乏对检查重点的预判

这些问题，使企业在检查中处于明显劣势。

八、长期法律顾问如何帮助企业从容应对检查？

长期法律顾问服务的价值，并不在于检查发生后的应急处理，而在于日常准备。

通过持续法律支持，律师可以协助企业：

• 建立完整、系统的法律文件管理体系

• 定期审查文件是否符合法律要求

• 提前发现并修正潜在合规问题

• 在检查前协助企业进行内部合规评估

这使企业在检查来临时能够从容应对，而非临时补救。

九、哪些企业尤其需要提前做好检查准备？

以下类型的企业，尤其需要重视这一问题：

• 在越南长期经营的外资企业

• 属于受监管行业的企业

• 没有内部法务团队的中小企业

• 业务结构复杂或多分支机构的企业

对这些企业而言，检查不是偶发事件，而是长期合规管理的一部分。

十、DEDICA 为企业提供的持续法律支持

DEDICA 律师事务所长期为在越南经营的中国企业提供持续性的法律顾问服务，重点包括：

• 企业法律文件的系统整理与审查

• 经营合规状况的定期评估

• 检查前的法律准备与风险提示

• 日常运营中的法律支持与咨询

DEDICA 的目标，是帮助企业在检查发生前就做好准备，而不是在问题出现后被动应对。

结语

在越南经营，被检查并不可怕，真正的风险在于准备不足。
企业是否能够顺利通过检查，往往取决于平时的法律管理是否到位。

通过长期法律顾问服务，企业可以将合规管理融入日常运营，从容面对检查，专注于业务发展。

DEDICA 律师事务所，致力于成为中国企业在越南值得信赖的长期法律合作伙伴。

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