在越南经营企业时，劳动安全与事故处理制度非常严格。特别是当发生导致人员死亡的工伤事故时，不仅需要及时申报，还必须依法保存详尽的事故档案。良好的档案管理不仅是法律义务，更是企业长期合规经营的重要保证。
本文将详细介绍：哪些文件需要保存、保存期限及保存要点，以帮助在越南经营的外资企业建立有效的档案管理制度，避免因文件缺失而承担额外法律风险。
当工伤事故导致人员伤亡时，主管机关往往会启动调查程序。在此过程中，企业需提供事故相关的各种资料。如果档案不完整或保存不当，可能会导致：
法律责任扩大
行政处罚增多
在赔偿计算中失去有力证据
影响企业经营信誉
因此，系统化、规范化的档案保存，是企业应对重大事故后的首要任务。
以下为越南法律一般要求企业保存的重要档案类别：
事故发生的时间、地点
事故涉及人员名单
事故发生时的工作情况描述
初步伤害及事故后初期处理情况记录
这些基本记录应在事故发生后第一时间整理，并及时形成书面文件。
当事故涉及重伤或死亡时，用人单位应组织内部调查，并配合主管部门调查，同时保留：
事故现场照片或影像资料
仪器设备故障记录
当事人和目击者陈述
企业事故调查报告副本
这些资料在证明事故责任归属、事故原因分析时具有关键作用。
事故发生后，企业有义务依法申报事故。相关资料包括：
向劳动主管机关提交的事故申报表
与公安、劳动、监察机构的往来文件
申报时间记录及受理凭证
这些记录有助于证明企业在事故处理过程中的合规态度。
企业需保存关于事故人员的医疗及赔偿文件，如：
医疗费用清单和医院证明
伤残评估报告或死亡证明
与员工或家属签署的赔偿协议
社会保险报销凭证
在处理赔偿争议时，这些资料是重要证据。
事故发生后，主管机关可能会检查企业现有的安全管理体系，包括：
安全操作规程
职业安全培训记录
安全检查与整改记录
这些文件不仅与事故责任有关，还关系到企业是否履行了安全义务。
根据越南相关法律规定，事故档案通常需要保存至少十年。对于导致人员死亡的工伤事故，这些文档的保存期限进一步延长，因为：
部分赔偿责任存在长期追诉可能
退休金、抚恤金等相关权益需要长期证明依据
安全生产监察可能在多年后要求查阅历史事故资料
企业应制定完善的档案管理制度，在法律要求的基础上设定更稳妥的内部保存期限。
以下为实际操作中常用的档案保存建议：
建立标准的档案分类体系，例如：
事故基础信息类
法律申报文件类
医疗与赔偿类
内部安全管理类
与主管机关沟通类
有助于后期查阅与复核。
虽然纸质档案具有法律原件效力，但随着数字化趋势，企业也应将文件进行电子化：
扫描保存所有纸质文件
使用安全的云存储或本地服务器备份
定期检查电子档案完整性
电子档案可作为纸质档案的补充，有助于长久保存及分享。
企业应指定专门人员负责事故档案的收集、整理、保存及更新。其职责包括：
确保文件完整性
定期检查档案状态
协助主管机关查阅相关文件
将档案纳入企业法务管理体系
统一管理不仅提升效率，还减少遗漏风险。
如果企业未依规定保存事故资料，可能面临以下风险：
无法提供关键证据，导致赔偿责任加重
在主管机关调查中暴露合规隐患
因档案缺失被认定为未履行法律义务
行政处罚或法律制裁
这一点对于外资企业尤为重要，因为缺失档案往往被视为企业内部管理不足。
作为一家专注于企业合规与法律顾问服务的机构，DEDICA 可以在事故档案管理方面提供全方位支持：
协助企业建立规范的事故档案保存制度，使其符合越南法律要求。
根据企业实际经营情况和法律要求，为企业制定档案模板，提高文档质量与一致性。
每年或更频繁地为企业审查档案管理体系，结合法律法规变动提出更新与优化建议。
当企业发生事故时，DEDICA 可提供全流程支持，包括：
事故资料整理建议
申报过程指导
与主管机关沟通支持
赔偿法律意见与谈判支持
通过专业服务帮助企业最大限度地降低法律风险。
工伤事故档案虽然不直接产生利润，但其法律效力和战略意义不可忽视。尤其是在发生涉及人员死亡的事故时，合规、规范、详尽的档案管理不仅关系企业风险控制，还直接影响企业声誉与可持续经营。
完善的档案管理制度，加上专业的法律顾问支持，是每一个在越南经营的企业都需要重视的法律管理模块。DEDICA 始终致力于为外资企业提供规范、可执行、具有法律价值的档案管理与合规咨询服务。
如需了解更多关于事故档案管理或法律顾问服务的内容，欢迎与 DEDICA 联系。
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