베트남에서 사업을 운영하는 한국 기업에게 행정 조사(inspection) 또는 감사(audit) 는 언제든 발생할 수 있는 현실적인 상황입니다.
세무 감사, 노동 조사, 투자·기업 관련 점검, 전문 업종에 대한 정기·비정기 검사 등 그 형태도 다양합니다.
문제는 많은 기업이 조사가 시작된 이후에야 서류를 준비하려다 혼란을 겪는다는 점입니다.
실무상, 조사 결과의 좋고 나쁨은 위반 여부 이전에 서류 준비 상태와 대응 방식에서 크게 갈리는 경우가 많습니다.
그렇다면 베트남에서 기업이 조사를 받을 때, 어떤 법적 서류를 미리 준비해 두어야 할까요?
베트남은 외국인 투자기업(FDI)에 대해 비교적 개방적인 정책을 유지하고 있지만,
동시에 사후 관리와 행정 감독 역시 적극적으로 이루어지고 있습니다.
기업 조사는 다음과 같은 계기로 이루어지는 경우가 많습니다.
정기적인 행정·세무 점검
업종별 전문 감독(노동, 안전, 환경 등)
내부 신고 또는 민원 제기
법령 개정 이후의 집중 점검
투자 프로젝트 이행 상황 확인
이러한 조사는 사전 통보 후 진행되는 경우도 있지만, 예고 없이 이루어지는 경우도 적지 않습니다.
조사가 시작되면 가장 먼저 확인되는 것은 기업의 법적 존재와 투자 구조입니다.
기업은 다음과 같은 서류를 항상 최신 상태로 보관해야 합니다.
기업등록증(ERC)
투자등록증(IRC)
정관 및 정관 개정 이력
대표자, 주소, 자본금 변경 관련 신고 서류
투자 프로젝트 관련 승인·보고 자료
이 서류들은 기업의 합법성 판단의 기초 자료가 되며, 내용 불일치나 미신고 사항이 있을 경우 바로 지적 대상이 됩니다.
베트남에서는 많은 업종이 조건부 또는 허가 업종에 해당합니다.
기업이 실제로 수행하는 모든 사업 활동에 대해, 적절한 라이선스를 보유하고 있는지가 주요 점검 대상입니다.
준비해야 할 주요 서류는 다음과 같습니다.
사업 허가 및 전문 라이선스
허가 조건을 충족하고 있음을 입증하는 자료
허가 갱신, 연장, 변경 관련 서류
실제 운영 내용과 허가 범위의 일치 여부를 보여주는 자료
허가 자체보다도, 허가 이후 조건을 계속 충족하고 있는지가 더 중요한 포인트입니다.
노동 분야는 베트남에서 가장 자주 조사 대상이 되는 영역 중 하나입니다.
특히 외국인 투자기업은 노동법 준수 여부에 대한 점검이 엄격하게 이루어집니다.
기업은 다음과 같은 서류를 준비해야 합니다.
근로계약서(베트남어 또는 이중 언어)
사내 규정(근무 시간, 급여, 징계, 휴가 등)
사회보험, 건강보험, 실업보험 관련 자료
급여 지급 내역 및 급여 명세서
외국인 근로자의 취업 허가 및 체류 서류
서류가 존재하더라도, 형식만 갖추고 실제 운영과 다를 경우 문제로 지적될 수 있습니다.
세무 감사 또는 종합 조사의 경우, 재무·회계 서류는 필수적으로 확인됩니다.
준비해야 할 주요 자료는 다음과 같습니다.
재무제표 및 세무 신고서
회계 장부 및 증빙 서류
인보이스 및 계약서
내부 거래 및 본사와의 거래 관련 자료
외환 거래 및 송금 관련 서류
세무 자체는 회계사무소가 담당하더라도, 법적 구조의 적합성은 별도로 검토됩니다.
조사 과정에서 계약서 검토가 이루어지는 경우도 많습니다.
특히 분쟁 가능성이 있거나, 거래 구조가 복잡한 경우 계약 내용이 집중적으로 확인됩니다.
기업은 다음 자료를 준비해야 합니다.
주요 고객·공급업체 계약서
서비스 계약, 임대차 계약
기술·라이선스·프랜차이즈 계약(해당 시)
실제 거래와 계약 조건의 일치 여부를 입증하는 자료
계약서가 오래되었거나 최신 법령을 반영하지 못한 경우, 위반 소지가 확대될 수 있습니다.
최근 베트남 당국은 기업의 내부 관리 체계에도 관심을 기울이고 있습니다.
준비해 두면 도움이 되는 자료는 다음과 같습니다.
내부 규정 및 운영 매뉴얼
법령 준수 관련 내부 지침
이전 조사·감사 결과 및 개선 보고
리스크 관리 또는 컴플라이언스 관련 문서
이는 기업이 단순히 “문제를 숨기지 않는다”는 점을 넘어,
관리 의지가 있는 기업이라는 인상을 주는 요소가 됩니다.
많은 기업이 조사 통보를 받은 후에야 서류를 정리합니다.
그러나 이 시점에서는 이미 수정할 수 없는 위반 사항이 드러나는 경우가 많습니다.
상시 법률 자문을 활용하면 다음과 같은 장점이 있습니다.
조사 이전 단계에서 서류와 구조를 점검
법령 변경에 따른 선제적 업데이트
조사 대응 전략 수립 및 커뮤니케이션 지원
불필요한 리스크와 오해 최소화
즉, 상시 법률 자문은 조사 대응 서비스가 아니라, 조사 대비 서비스입니다.
DEDICA Law Firm은 베트남에서 활동하는 외국인 투자기업, 특히 한국 기업 자문 경험이 풍부한 로펌입니다.
DEDICA의 상시 법률 자문 서비스는 다음과 같은 방식으로 기업을 지원합니다.
조사·감사 대비 법적 서류 사전 점검
기업 구조와 운영 방식에 대한 리스크 분석
조사 과정에서의 법률 대응 및 커뮤니케이션 지원
사후 개선 및 재발 방지 자문
DEDICA는 기업이 조사 자체를 두려워하지 않도록 준비시키는 법률 파트너입니다.
베트남에서 기업 조사는 예외적인 사건이 아니라,
정상적인 기업 운영 과정의 일부로 받아들여야 합니다.
조사 결과의 핵심은 “조사를 받았는가”가 아니라,
얼마나 잘 준비되어 있었는가입니다.
DEDICA의 상시 법률 자문 서비스를 통해
기업이 언제 조사를 받더라도 흔들리지 않는 법적 기반을 갖추시기 바랍니다.
DEDICA Law Firm은 베트남에서 활동하는 한국 기업의
안정적인 운영과 리스크 관리를 함께하는 장기 법률 파트너입니다.
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🕒 업무시간: 월요일 – 금요일 (08:30 – 18:00)
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