Đội ngũ pháp chế In-house ít người không thể xử lý nhiều vấn đề cùng lúc thì phải làm sao?

Trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là công ty nước ngoài, startup đang mở rộng hoặc doanh nghiệp có tốc độ tăng trưởng nhanh, đội ngũ pháp chế nội bộ thường không có quá nhiều nhân sự. Có công ty chỉ có một legal executive phụ trách toàn bộ hợp đồng, giấy phép, lao động, tuân thủ và xử lý phát sinh pháp lý hằng ngày. Thậm chí nhiều doanh nghiệp chưa có bộ phận pháp chế riêng mà HR hoặc admin đang kiêm nhiệm các công việc pháp lý cơ bản.

Ở giai đoạn đầu, mô hình này có thể vẫn vận hành được. Tuy nhiên, khi số lượng hợp đồng tăng lên, hoạt động kinh doanh mở rộng hoặc doanh nghiệp bắt đầu làm việc với đối tác nước ngoài, khối lượng vấn đề pháp lý thường tăng nhanh hơn rất nhiều so với khả năng xử lý của đội ngũ in-house hiện có.

1. Pháp chế nội bộ không chỉ làm hợp đồng

Một hiểu lầm khá phổ biến là doanh nghiệp nghĩ bộ phận pháp chế chỉ phụ trách rà soát hợp đồng. Trong thực tế, đội ngũ legal in-house thường phải xử lý rất nhiều vấn đề cùng lúc như kiểm tra điều khoản thương mại, rà soát rủi ro thanh toán, xử lý lao động, tư vấn vận hành nội bộ, hỗ trợ compliance, làm việc với cơ quan nhà nước, kiểm tra giấy phép, xử lý tranh chấp và hỗ trợ các phòng ban khác khi phát sinh vấn đề pháp lý.

Đặc biệt trong các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, đội ngũ pháp chế còn phải xử lý thêm các yêu cầu liên quan đến dữ liệu, bảo mật thông tin, hợp đồng song ngữ, thủ tục đầu tư hoặc các yêu cầu tuân thủ từ công ty mẹ ở nước ngoài. Khi số lượng nhân sự pháp chế quá ít, doanh nghiệp thường bắt đầu gặp tình trạng xử lý chậm, bỏ sót rủi ro hoặc ưu tiên sai vấn đề cần giải quyết trước.

Nhiều doanh nghiệp cố gắng tuyển thêm legal in-house nhưng vẫn gặp khó khăn vì chi phí nhân sự cao hoặc khó tìm người có đủ kinh nghiệm xử lý đa dạng vấn đề. Không phải doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng một phòng pháp chế lớn ngay từ đầu. Điều doanh nghiệp cần hơn thường là một cơ chế hỗ trợ linh hoạt để đội ngũ in-house có thể xử lý công việc hiệu quả hơn khi khối lượng pháp lý tăng đột ngột.

Ví dụ, có những giai đoạn doanh nghiệp cần xử lý hàng loạt hợp đồng với đối tác mới. Có thời điểm lại phát sinh tranh chấp lao động, rà soát compliance hoặc kiểm tra rủi ro đầu tư cùng lúc. Đây là những tình huống mà một đội ngũ pháp chế nhỏ rất khó tự xử lý toàn bộ nếu không có hỗ trợ bên ngoài.

2. Doanh nghiệp thường gặp rủi ro gì khi đội ngũ pháp chế quá tải?

Một vấn đề khá phổ biến là nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra bộ phận pháp chế đang quá tải khi đã phát sinh rủi ro thực tế.

Ví dụ, hợp đồng được ký mà chưa rà soát đầy đủ điều khoản thanh toán hoặc điều khoản phạt vi phạm. Có doanh nghiệp chậm xử lý vấn đề lao động nên dẫn đến tranh chấp nội bộ. Một số trường hợp khác bị chậm tiến độ dự án vì giấy phép hoặc thủ tục pháp lý không được kiểm tra kịp thời.

Ngoài ra, khi đội ngũ pháp chế phải xử lý quá nhiều việc cùng lúc, các vấn đề pháp lý mang tính phòng ngừa thường dễ bị bỏ qua vì mọi người chỉ ưu tiên các vấn đề “đang cháy”. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp hiện nay bắt đầu chuyển sang mô hình kết hợp giữa in-house legal và external counsel thay vì để toàn bộ áp lực dồn lên một đội ngũ nhỏ nội bộ.

3. Vì sao nhiều doanh nghiệp lựa chọn mô hình tư vấn pháp lý thường xuyên? 

Hiện nay, khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn kết hợp giữa đội ngũ pháp chế nội bộ và đơn vị luật sư tư vấn bên ngoài theo mô hình legal retainer hoặc tư vấn pháp lý thường xuyên thay vì cố gắng mở rộng bộ phận in-house quá nhanh. Mô hình này giúp doanh nghiệp có thêm nguồn hỗ trợ pháp lý chuyên sâu mà vẫn tối ưu chi phí vận hành.

Trong thực tế, đội ngũ pháp chế nội bộ thường hiểu rất rõ quy trình vận hành, cấu trúc doanh nghiệp và các vấn đề phát sinh hằng ngày. Trong khi đó, đơn vị tư vấn pháp lý bên ngoài có thể hỗ trợ những vấn đề chuyên sâu hơn như rà soát hợp đồng phức tạp, xử lý tranh chấp, tư vấn lao động, compliance, đầu tư hoặc làm việc với cơ quan nhà nước khi cần thiết.

Khi phối hợp đúng cách, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể áp lực cho đội ngũ pháp chế nội bộ, đồng thời vẫn đảm bảo các vấn đề pháp lý quan trọng được xử lý đúng hướng và kịp thời. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh, có nhiều phòng ban cùng phát sinh nhu cầu pháp lý hoặc thường xuyên làm việc với đối tác và khách hàng nước ngoài.

Đối với doanh nghiệp cần hỗ trợ xây dựng hệ thống pháp lý vận hành linh hoạt, rà soát hợp đồng, compliance, đầu tư hoặc xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, DEDICA cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. 

Liên hệ với DEDICA Law Firm để được tư vấn pháp lý chuyên sâu!

📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)

🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)

Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!