Cách thức hòa giải tranh chấp hợp đồng đại lý phân phối trong thương mại quốc tế tại Việt Nam
Trong kinh doanh quốc tế, hợp đồng đại lý phân phối đóng vai trò hết sức quan trọng — nó gắn kết nhà sản xuất, nhà phân phối, thị trường và khách hàng cuối cùng. Khi xảy ra tranh chấp, nếu không được xử lý khéo, nó có thể dẫn tới mất mát tài chính, uy tín và thủ tục pháp lý phức tạp. Hòa giải (mediation/hòa giải thương mại) là một trong những phương thức giải quyết tranh chấp được ưu tiên vì tính linh hoạt, tiết kiệm và giữ được mối quan hệ kinh doanh giữa các bên.
Bài viết này sẽ làm rõ cách thức hòa giải tranh chấp hợp đồng đại lý phân phối quốc tế với góc nhìn mới nhất theo pháp luật Việt Nam, kèm theo các bước thực tiễn và những điểm cần lưu ý cho doanh nghiệp.
1. Cơ sở pháp lý & nguyên tắc hòa giải tranh chấp quốc tế
1.1. Khung pháp luật tại Việt Nam và quốc tế
Nghị định 22/2017/NĐ‑CP về hòa giải thương mại
Đây là văn bản quan trọng quy định về hòa giải thương mại tại Việt Nam — bao gồm hòa giải viên, tổ chức hòa giải thương mại, nguyên tắc, thủ tục, kết quả hòa giải.
Nghị định áp dụng cho “tranh chấp thương mại”, trong đó có những tranh chấp phát sinh từ hợp đồng đại lý phân phối nếu có yếu tố thương mại.
Luật mẫu UNCITRAL về hòa giải (UNCITRAL Model Law on Mediation) và các Công ước quốc tế như Công ước Singapore về thỏa thuận hòa giải quốc tế
Các quy định quốc tế này được tham khảo để hoàn thiện thủ tục hòa giải tại Việt Nam, đặc biệt trong trường hợp hợp đồng quốc tế có chọn luật nước ngoài hoặc tổ chức hòa giải quốc tế.
Ví dụ, UNCITRAL đặt ra các quy tắc về bí mật thông tin, lựa chọn hòa giải viên, chấm dứt hòa giải, thi hành thỏa thuận hòa giải thành.
Các điều khoản hợp đồng quốc tế cần thể hiện rõ luật áp dụng, giải quyết tranh chấp
Trong hợp đồng đại lý phân phối quốc tế, các bên nên quy định rõ “luật áp dụng” khi hợp đồng được ký — nếu không quy định, quy định quốc tế và pháp luật Việt Nam sẽ được áp dụng theo Bộ luật Dân sự, Bộ luật Tố tụng Dân sự.
Ngoài ra, nên quy định phương thức giải quyết tranh chấp theo thứ tự: thương lượng → hòa giải → trọng tài/ tòa án, để tránh bị động khi tranh chấp phát sinh.
1.2. Nguyên tắc khi hòa giải tranh chấp
Một số nguyên tắc quan trọng được luật Việt Nam quy định trong Nghị định 22/2017/NĐ‑CP mà doanh nghiệp cần lưu ý:
Tự nguyện: cả hai bên phải đồng ý hòa giải. Không bên nào bị ép buộc.
Bình đẳng: quyền và nghĩa vụ của các bên phải được bảo đảm, không có sự áp đặt.
Bí mật: thông tin thu thập, trao đổi trong quá trình hòa giải được bảo mật, trừ khi có thỏa thuận khác hoặc luật yêu cầu.
Kết quả hòa giải thành phải hợp pháp, không vi phạm điều cấm luật, đạo đức xã hội, không nhằm trốn tránh nghĩa vụ.
2. Các bước thực tế hòa giải tranh chấp hợp đồng đại lý phân phối quốc tế
Dưới đây là quy trình được đề xuất dựa trên thực tiễn tại Việt Nam + các hướng dẫn điều chỉnh bởi luật quốc tế.
2.1. Chuẩn bị trước hòa giải
Kiểm tra hợp đồng & thu thập chứng cứ
Tìm thỏa thuận hòa giải trong hợp đồng (nếu có): xem xem hợp đồng có quy định rõ hòa giải thương mại, tổ chức hòa giải, luật áp dụng, ngôn ngữ, địa điểm hòa giải.
Thu thập bản chính hợp đồng, phụ lục, biên bản giao nhận, hóa đơn, chứng từ thanh toán, các thư từ/email trao đổi, bằng chứng vi phạm (chất lượng, số lượng, giao hàng chậm…), thiệt hại phát sinh.
Đánh giá vị thế pháp lý & rủi ro
Xác định luật áp dụng — nếu hợp đồng quy định luật nước ngoài, nếu không thì theo luật Việt Nam + các điều ước quốc tế (nếu có).
Đánh giá chi phí – thời gian nếu phải dùng trọng tài hay tòa án so với hòa giải.
Xem xét ảnh hưởng tới quan hệ kinh doanh lâu dài với đối tác — hòa giải có thể giữ được uy tín và mối quan hệ tốt hơn.
Lựa chọn tổ chức hoặc hòa giải viên
Bên trong nước: sử dụng tổ chức hòa giải thương mại tại Việt Nam hoặc hòa giải viên được công bố theo danh sách của sở tư pháp.
Nếu hợp đồng quốc tế có thỏa thuận tổ chức ngoài nước hoặc hòa giải viên quốc tế, đôi bên có thể chọn người/ tổ chức phù hợp.
Thỏa thuận về chi phí hòa giải, ngôn ngữ sử dụng, địa điểm, thời hạn.
2.2. Tiến hành hòa giải
Khai mở hòa giải
Một bên gửi yêu cầu hòa giải bằng văn bản tới bên kia, nêu rõ nội dung tranh chấp, căn cứ, yêu cầu mong muốn.
Thiết lập thỏa thuận hòa giải nếu chưa có: văn bản xác nhận điều khoản hòa giải nếu trước đó chưa đặt ra.
Phiên hòa giải
Hội nhập thông qua hòa giải viên: lắng nghe lập luận của cả hai bên, xác định những điểm tranh chấp thực sự.
Trao đổi ý kiến, đưa ra các giải pháp khả thi. Hòa giải viên đóng vai trò trung gian hỗ trợ, điều tiết, chứ không quyết định thay.
Nếu có yếu tố nước ngoài: cân nhắc về khác biệt ngôn ngữ, luật nước ngoài, quyền tài phán, việc chuyển giao thông tin qua biên giới.
Thỏa thuận hoặc kết thúc hòa giải
Khi hòa giải thành: các bên lập văn bản thỏa thuận hòa giải thành, nêu rõ các cam kết, nghĩa vụ thực hiện, thời hạn thực hiện, bồi thường (nếu có). Văn bản này sẽ có hiệu lực ràng buộc các bên.
Nếu hòa giải không thành: ghi lại biên bản kết thúc hòa giải, và lựa chọn phương án tiếp theo (trọng tài, tòa án, hoặc các phương thức khác nếu đã thỏa thuận).
2.3. Thi hành thỏa thuận hòa giải thành & các biện pháp hỗ trợ
Văn bản thỏa thuận hòa giải thành có giá trị pháp lý trong quan hệ dân sự giữa các bên.
Trong Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, Chương XXXIII có quy định về công nhận kết quả hòa giải ngoài tòa án, nên bên có lợi từ kết quả hòa giải có thể yêu cầu tòa án ra quyết định công nhận để dễ thi hành.
Nếu bên kia không tuân thủ thỏa thuận đã ghi, có thể dùng bằng chứng văn bản thỏa thuận để yêu cầu tòa án thực thi.
3. Những điểm cần lưu ý & kinh nghiệm thực tiễn
Quy định rõ trong hợp đồng điều khoản hòa giải
Luật áp dụng, ngôn ngữ, địa điểm, tổ chức hòa giải, chi phí, thời hạn hòa giải. Việc này giúp tránh tranh chấp thêm về phương thức giải quyết tranh chấp.
Chi phí & thời gian
Hòa giải thường nhanh hơn trọng tài và tòa án. Nhưng nếu bên kia chưa sẵn sàng hợp tác thì thời gian cũng có thể kéo dài.
Chi phí hòa giải gồm thù lao hòa giải viên + chi phí tổ chức, các bên nên thỏa thuận trước.
Bí mật & bảo mật thông tin
Rất quan trọng trong hợp đồng quốc tế, để đảm bảo phối hợp với luật nước ngoài, bảo vệ bí mật thương mại, thông tin nhạy cảm.
Tính hiệu lực và thi hành của thỏa thuận hòa giải thành
Nên có cam kết rõ ràng trong bản thỏa thuận hòa giải thành để có thể công nhận bởi tòa án nếu cần.
Hiểu rõ quyền và năng lực tài phán của tòa án để thực thi thỏa thuận.
Kỹ năng của hòa giải viên / tổ chức hòa giải
Hiểu luật thương mại quốc tế, luật Việt Nam, đặc điểm ngành hàng, sự khác biệt văn hóa.
Có kỹ năng mềm: lắng nghe, đàm phán, quản lý xung đột.
Lựa chọn hòa giải trước — giữ quan hệ & tiết kiệm rủi ro
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp quốc tế ưu tiên hòa giải vì muốn giữ được thương hiệu, quan hệ với đại lý và thị trường của mình.
Kết luận
Hòa giải tranh chấp hợp đồng đại lý phân phối quốc tế tại Việt Nam là giải pháp rất thiết thực: linh hoạt, tiết kiệm chi phí, giữ mối quan hệ đối tác, nhanh hơn trọng tài hay tố tụng tại tòa án. Tuy nhiên, để thành công cần có sự chuẩn bị kỹ: từ hợp đồng rõ ràng, chứng cứ đầy đủ, chọn hòa giải viên tốt, đảm bảo thủ tục hợp pháp, và thỏa thuận hòa giải thành có khả năng thi hành.
Nếu bạn là doanh nghiệp A, đang đứng trước tranh chấp với đại lý phân phối quốc tế, hãy nhìn vào hợp đồng xem liệu có điều khoản hòa giải chưa, nếu chưa có thì đề xuất ngay một buổi hòa giải, thu thập tài liệu, chọn tổ chức hòa giải uy tín. Đừng để tranh chấp nhỏ trở thành bài toán pháp lý lớn.
Liên hệ với DEDICA Law Firm để được tư vấn pháp lý chuyên sâu!
📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)
🏢 Trụ sở chính: 144 đường Võ Văn Tần, phường Xuân Hòa, TP. Hồ Chí Minh (144 đường Võ Văn Tần, phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh)
🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)
Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!
