Việc chuyển tiền nội bộ trong doanh nghiệp, đặc biệt là các khoản ứng trước để chi trả cho hoạt động vận hành, thường không được văn bản hóa chặt chẽ. Khi doanh nghiệp thay đổi người đại diện pháp luật hoặc cơ cấu điều hành, tranh chấp pháp lý về nghĩa vụ hoàn trả những khoản này rất dễ xảy ra. Đây là vấn đề thực tế mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam đang gặp phải nhưng chưa có đủ cơ chế kiểm soát nội bộ rõ ràng để phòng tránh.

Cập nhật quy định và thực tiễn pháp lý liên quan đến khoản vay nội bộ

Khoản vay nội bộ trong doanh nghiệp thường xuất phát từ tính linh hoạt và tin tưởng giữa các thành viên sáng lập, cổ đông hoặc lãnh đạo công ty. Tuy nhiên, trong môi trường pháp lý ngày càng chặt chẽ, việc không ghi nhận rõ ràng các giao dịch tài chính nội bộ có thể dẫn đến rủi ro tranh chấp khi cơ cấu nhân sự hoặc người đại diện pháp luật thay đổi. Vậy hành lang pháp lý hiện hành quy định như thế nào về nghĩa vụ hoàn trả những khoản tiền đã chi cho doanh nghiệp?

Khoản tạm ứng nội bộ có được coi là nghĩa vụ pháp lý?

Theo pháp luật hiện hành, bất kỳ khoản tài chính nào được sử dụng phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp mà doanh nghiệp thụ hưởng lợi ích từ đó, dù có hay không có hợp đồng vay, đều có thể bị xem xét như một nghĩa vụ phải hoàn trả. Cụ thể:

Nếu bên cho vay có thể chứng minh rằng số tiền đã chuyển khoản vào tài khoản doanh nghiệp, hoặc đã được sử dụng để thanh toán các nghĩa vụ hợp pháp của công ty;
Nếu người nhận tiền (doanh nghiệp) không có bằng chứng rằng đó là khoản tiền tặng cho hoặc tài trợ không hoàn lại;
Và nếu việc sử dụng khoản tiền này mang lại lợi ích thực tế cho hoạt động doanh nghiệp;

Thì doanh nghiệp có thể bị tuyên buộc phải hoàn trả số tiền đó, ngay cả khi không có hợp đồng vay rõ ràng.

Tòa án thường xử lý ra sao trong các tranh chấp tương tự?

Trong một số bản án gần đây, tòa án nhân dân các cấp đã xác định:

Việc người đại diện cũ hoặc nhân sự cấp cao chuyển tiền cho doanh nghiệp để chi trả lương, thanh toán công nợ, duy trì hoạt động là hành vi phù hợp với lợi ích công ty;
Dù không có giấy cam kết hoàn trả, nhưng nếu có văn bản phân công, chứng từ chuyển khoản, xác nhận từ đối tác hoặc nhân viên về việc đã nhận tiền thì có thể được coi là chứng cứ hợp pháp;
Khi có sự thay đổi người đại diện, người kế nhiệm không thể viện cớ không biết để phủ nhận trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp nếu không chứng minh được sai phạm hoặc hành vi gian dối.

Dù không có giấy cam kết hoàn trả nhưng nếu có giấy tờ chứng minh khoản chi thì có thể được coi là chứng cứ hợp pháp

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp để phòng ngừa rủi ro pháp lý

Để tránh rơi vào tình trạng bị kiện hoặc phải đối mặt với yêu cầu hoàn trả tài sản không rõ ràng, các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, cần chủ động thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ minh bạch và phù hợp. Dưới đây là những khuyến nghị pháp lý thực tiễn giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi và duy trì sự ổn định trong vận hành tài chính.

1. Văn bản hóa mọi giao dịch nội bộ

Bất kỳ khoản tạm ứng, hỗ trợ tài chính nào từ cá nhân cho doanh nghiệp đều cần được xác nhận bằng biên bản, cam kết hoàn trả hoặc ít nhất là email nội bộ có chữ ký số, ghi nhận rõ thời điểm, lý do, số tiền, mục đích và điều kiện hoàn trả.

2. Cập nhật kịp thời thông tin người đại diện pháp luật

Mỗi khi có thay đổi người đại diện pháp luật hoặc người phụ trách tài chính, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ thủ tục pháp lý với cơ quan đăng ký kinh doanh, ngân hàng, bảo hiểm xã hội... để đảm bảo mọi giao dịch và trách nhiệm được tiếp nối hợp pháp.

3. Thiết lập quy trình phê duyệt chi nội bộ minh bạch

Doanh nghiệp nên xây dựng cơ chế phê duyệt chi tiêu rõ ràng giữa các phòng ban và cấp lãnh đạo. Những khoản chi lớn bằng tiền cá nhân để phục vụ công ty cần có quy trình đánh giá, lưu trữ chứng từ và phê duyệt bởi hội đồng quản trị hoặc ít nhất là giám đốc tài chính.

4. Luôn sẵn sàng đối thoại và thương lượng

Nếu phát sinh tranh chấp nội bộ, việc chủ động thương lượng trên cơ sở hồ sơ chứng từ cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc bị kiện ra tòa và phải chịu thiệt hại về uy tín, chi phí tố tụng.

Việc chủ động thương lượng trên cơ sở hồ sơ chứng từ cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc bị kiện ra tòa và phải chịu thiệt hại

Việc doanh nghiệp thay đổi người đại diện không làm thay đổi nghĩa vụ tài chính phát sinh hợp pháp trước đó. Khi khoản tiền cá nhân được sử dụng phục vụ trực tiếp cho lợi ích của công ty, thì công ty. Với tư cách pháp nhân, vẫn có trách nhiệm hoàn trả, bất kể sự thay đổi người điều hành.

DEDICA đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc xây dựng hệ thống pháp lý nội bộ minh bạch, an toàn và có khả năng bảo vệ quyền lợi trước các rủi ro pháp lý. Đừng để những hành động thiện chí trở thành tranh chấp pháp lý vì thiếu cơ sở chứng minh.

Liên hệ với DEDICA Law Firm để được tư vấn pháp lý chuyên sâu!

📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)

🏢 Trụ sở chính: 144 đường Võ Văn Tần, phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh

🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)

Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!

Cho công ty vay tiền mà không giấy tờ có đòi lại được không?