Doanh nghiệp định danh điện tử thế nào khi giám đốc người nước ngoài chưa có thẻ tạm trú?

Công ty D tại Khu công nghiệp Long Hậu, Long An đang rơi vào một tình huống khá tréo ngoe. Sau khi bổ nhiệm ông T, là người Singapore làm giám đốc, công ty này tiến hành đăng ký tài khoản định danh điện tử doanh nghiệp trên hệ thống VNeID. Nhưng ngay khi nhập dữ liệu, hệ thống lập tức báo lỗi: người đại diện pháp luật chưa đủ điều kiện vì chưa có tài khoản VNeID cá nhân mức độ 2. Mà để có tài khoản đó, lại cần phải có thẻ tạm trú. Thế là mọi thủ tục đình trệ chỉ vì… một chiếc thẻ chưa kịp làm.

Vậy trường hợp giám đốc người nước ngoài chưa có thẻ tạm trú, doanh nghiệp sẽ định danh điện tử như thế nào để không bị vướng thủ tục hành chính?

Định danh điện tử doanh nghiệp – Tại sao cần thông qua người đại diện pháp luật?

Theo quy định mới, tất cả doanh nghiệp muốn giao dịch với cơ quan nhà nước trên nền tảng số đều phải định danh điện tử qua tài khoản VNeID. Tuy nhiên, điểm mấu chốt là việc đăng ký này bắt buộc phải thực hiện thông qua người đại diện theo pháp luật. Cụ thể:

• Người đại diện pháp luật (giám đốc hoặc chủ tịch theo giấy phép đăng ký doanh nghiệp) phải sở hữu tài khoản VNeID cá nhân mức độ 2.

• Để mở được tài khoản mức 2, cá nhân đó cần có thẻ căn cước công dân (với người Việt) hoặc thẻ tạm trú/thường trú (với người nước ngoài) đang còn hiệu lực tại Việt Nam.

Điều này khiến nhiều doanh nghiệp FDI rơi vào thế bí. Giám đốc mới được bổ nhiệm vừa nhập cảnh, chưa kịp làm thẻ tạm trú thì không thể mở tài khoản VNeID cá nhân. Không có tài khoản cá nhân thì không đăng ký được tài khoản doanh nghiệp. Thủ tục cứ thế bị "treo" vô thời hạn.

Thủ tục định danh doanh nghiệp bị trì hoãn khi chủ doanh nghiệp không có tài khoản VNeID cá nhân

Hai giải pháp cho doanh nghiệp khi giám đốc nước ngoài chưa có thẻ tạm trú

Khi doanh nghiệp bổ nhiệm giám đốc là người nước ngoài, nhưng lại chưa kịp hoàn tất thủ tục xin thẻ tạm trú, việc đăng ký định danh điện tử lập tức gặp trở ngại. Tình trạng “kẹt” này không chỉ ảnh hưởng đến các thủ tục hành chính, mà còn có thể gây gián đoạn hoạt động nội bộ, đặc biệt với các doanh nghiệp FDI cần giao dịch thường xuyên với cơ quan nhà nước qua môi trường số. Vậy trong khi chờ đợi thẻ tạm trú, doanh nghiệp nên xử lý ra sao để không lỡ kế hoạch? Dưới đây là hai hướng giải pháp mà doanh nghiệp có thể cân nhắc triển khai song song hoặc linh hoạt tùy tình hình thực tế.

1. Bổ sung người đại diện pháp luật dự phòng là người Việt Nam

Đây là giải pháp nhanh nhất nếu doanh nghiệp không muốn chờ đợi hoặc làm chậm tiến độ xử lý hồ sơ. Theo đó, công ty có thể cập nhật lại thông tin đăng ký doanh nghiệp để bổ sung thêm một người đại diện pháp luật khác – là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài đã có sẵn thẻ tạm trú.

Người này sẽ thực hiện việc đăng ký định danh điện tử cho doanh nghiệp thay cho giám đốc chính thức.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Trong điều lệ công ty phải quy định rõ ràng quyền đại diện độc lập của từng người.

• Nếu không, khi có nhiều người đại diện cùng lúc, mọi văn bản ký kết hoặc thủ tục hành chính phải có chữ ký của cả hai, gây khó khăn về sau.

2. Đẩy nhanh thủ tục xin thẻ tạm trú cho giám đốc

Nếu doanh nghiệp muốn giữ nguyên cơ cấu đại diện pháp luật, thì giải pháp buộc phải là hoàn thiện nhanh hồ sơ xin thẻ tạm trú cho giám đốc nước ngoài. Hồ sơ gồm:

• Hộ chiếu gốc

• Ảnh 3x4 (nền trắng, không đeo kính)

• Giấy phép lao động hoặc văn bản miễn giấy phép lao động

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đầu tư (nếu có)

• Mẫu đơn NA6 và NA8 (theo mẫu của Cục Quản lý xuất nhập cảnh)

Sau khi được cấp thẻ, giám đốc có thể đăng ký tài khoản VNeID cá nhân cấp độ 2 và từ đó thực hiện định danh điện tử cho doanh nghiệp.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp chọn kết hợp cả hai hướng: vừa bổ sung người đại diện dự phòng để kịp làm các thủ tục cấp bách, vừa song song nộp hồ sơ xin thẻ tạm trú cho giám đốc.

Bổ sung người Việt Nam làm đại diện pháp luật dự phòng là giải pháp nhanh nhất nếu doanh nghiệp không muốn chậm tiến độ

DEDICA đã hỗ trợ các doanh nghiệp FDI ra sao?

Với vai trò là đối tác pháp lý thường xuyên của nhiều doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, DEDICA đã giải quyết thành công nhiều trường hợp tương tự. Trong đó, điển hình là doanh nghiệp D kể trên.

Ngay khi nhận yêu cầu từ doanh nghiệp, DEDICA tư vấn chiến lược kép:

• Một mặt, hỗ trợ công ty cập nhật người đại diện pháp luật dự phòng người Việt có sẵn tài khoản VNeID.

• Mặt khác, chuẩn bị hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú cho giám đốc người Singapore theo đúng mẫu và hướng dẫn mới nhất từ Cục Quản lý xuất nhập cảnh.

Không chỉ dừng ở đó, DEDICA còn đồng hành cùng doanh nghiệp:

• Soạn thảo và rà soát kỹ mẫu đơn TK01 – đăng ký tài khoản định danh doanh nghiệp.

• Hướng dẫn thu nhận sinh trắc học tại cơ quan công an.

• Kết nối dữ liệu giữa VNeID cá nhân và tài khoản doanh nghiệp để đảm bảo tính đồng nhất thông tin.

Kết quả: chỉ trong vòng 10 ngày làm việc, doanh nghiệp D đã có thể sử dụng tài khoản định danh điện tử để thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai, ký số, giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước từ hải quan, thuế đến bảo hiểm xã hội.

Giám đốc người nước ngoài chưa có thẻ tạm trú không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động cá nhân mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị “tắc nghẽn” toàn bộ hoạt động hành chính số. Tuy nhiên, nếu hiểu đúng quy trình và có chiến lược pháp lý hợp lý, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xoay chuyển tình thế nhanh chóng.

Bạn đang trong quá trình bổ nhiệm giám đốc nước ngoài?
Bạn lo lắng khi không thể đăng ký định danh điện tử cho doanh nghiệp đúng hạn?

DEDICA sẵn sàng đồng hành cùng bạn – từ việc tư vấn chiến lược, hỗ trợ cập nhật thông tin pháp lý đến triển khai trọn gói hồ sơ định danh.

Liên hệ với DEDICA Law Firm để được tư vấn pháp lý chuyên sâu!

📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)

🏢 Trụ sở chính: 144 đường Võ Văn Tần, phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh

🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)

Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!