Giải quyết tranh chấp hợp đồng thuê văn phòng với doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

Sep 22

Khi doanh nghiệp trong nước ký hợp đồng thuê văn phòng với bên nước ngoài, nếu xảy ra tranh chấp, việc xử lý không chỉ đòi hỏi hiểu biết pháp luật dân sự, thương mại mà còn phải nắm các quy định quốc tế, yếu tố tố tụng quốc tế, thẩm quyền và luật áp dụng. Bài viết này tổng hợp những quy định mới nhất, hướng dẫn để doanh nghiệp biết cách xử lý hợp đồng thuê văn phòng với doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam hiệu quả — đồng thời bảo vệ quyền lợi tối đa.

1. Những đặc điểm pháp lý cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng với doanh nghiệp nước ngoài

1.1. Xác định hợp đồng có yếu tố nước ngoài

Một hợp đồng thuê văn phòng được coi là hợp đồng có yếu tố nước ngoài nếu có ít nhất một trong các điều sau:

Bên cho thuê hoặc bên thuê là cá nhân, tổ chức mang quốc tịch nước ngoài;
Việc ký kết, thực hiện, thay đổi hoặc chấm dứt hợp đồng xảy ra ở nước ngoài;
Đối tượng hợp đồng (môi trường cho thuê, tài sản, quyền sử dụng diện tích văn phòng…) có liên quan tới nước ngoài.
→ Việc xác định yếu tố nước ngoài rất quan trọng vì ảnh hưởng tới pháp luật áp dụng và thẩm quyền giải quyết tranh chấp.

1.2. Pháp luật áp dụng & các hiệp ước quốc tế

Theo Bộ luật Dân sự 2015, quyền lựa chọn luật áp dụng được thỏa thuận giữa các bên. Nếu không có thỏa thuận, luật Việt Nam hoặc luật quốc tế mà Việt Nam là thành viên sẽ được áp dụng.
Trường hợp luật nước ngoài được chọn, phải đảm bảo nó không trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam và nội dung luật nước ngoài đó xác định được. Nếu không, pháp luật Việt Nam sẽ được áp dụng thay.

2. Các phương thức giải quyết tranh chấp và thẩm quyền tại Việt Nam

2.1. Các phương án giải quyết tranh chấp

Thương lượng trực tiếp
Là bước đầu tiên, ít tốn chi phí và thời gian, giúp duy trì quan hệ hợp tác nếu hai bên vẫn có thiện chí.
Hòa giải
Có thể thực hiện giữa các bên hoặc đưa bên thứ ba trung gian (hoà giải viên, tổ chức hoà giải). Nghị định 22/2017/NĐ-CP quy định về hòa giải thương mại là một lựa chọn được khuyến khích.
Trọng tài thương mại
Nếu hợp đồng có điều khoản quy định tranh chấp sẽ đưa ra trọng tài, hoặc các bên đồng ý sau này sử dụng trọng tài. Trọng tài thường nhanh hơn, linh hoạt hơn so với tòa án.
Khởi kiện tại Tòa án
Khi các biện pháp khác không hiệu quả hoặc điều kiện pháp lý buộc phải dùng tới tòa án. Việc này thường kéo dài hơn, chi phí cao hơn, nhưng có tính cưỡng chế cao (ví dụ thi hành án).

2.2. Thẩm quyền của tòa án tại Việt Nam đối với tranh chấp có yếu tố nước ngoài

Thẩm quyền chung của Tòa án Việt Nam quy định tại Điều 469 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Theo đó, Tòa án có thẩm quyền nếu: bị đơn là cá nhân hoặc tổ chức có trụ sở/sinh sống lâu dài tại Việt Nam; bị đơn có tài sản tại Việt Nam; hợp đồng được thực hiện tại Việt Nam…
Thẩm quyền riêng biệt của Tòa án Việt Nam trong trường hợp hợp đồng liên quan đến tài sản bất động sản tại Việt Nam (văn phòng cho thuê cũng là tài sản bất động sản nếu hợp đồng cho thuê mặt bằng, diện tích). Khi văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài bị tranh chấp liên quan tới hoạt động tại Việt Nam thì Tòa án cấp tỉnh là thẩm quyền sơ thẩm.

3. Quy trình xử lý tranh chấp hợp đồng thuê văn phòng với doanh nghiệp nước ngoài

3.1. Chuẩn bị trước khi phát sinh tranh chấp

Soạn thảo hợp đồng rõ ràng: có điều khoản giải quyết tranh chấp (lựa chọn luật áp dụng, lựa chọn trọng tài hay tòa án, địa điểm thực hiện, đền bù vi phạm, tiền đặt cọc, trách nhiệm bảo trì, trả lại mặt bằng).
Lưu giữ chứng cứ đầy đủ: hợp đồng, biên bản bàn giao văn phòng, hóa đơn, biên bản sửa chữa, email, tin nhắn, biên bản làm việc liên quan.
Xác định ngay từ đầu quyền tài phán (forum) nếu có thể, để tránh tranh chấp về thẩm quyền sau này.

3.2. Khi tranh chấp xảy ra – các bước thực tế

Thương lượng / Hòa giải

Trước khi đưa ra tòa án hay trọng tài, nên gửi thông báo vi phạm, đề xuất giải pháp cụ thể, đặt thời hạn để bên kia thực hiện. Nếu thất bại, có thể mời hòa giải viên hoặc tổ chức hòa giải thương mại.

Xác định phương thức giải quyết tranh chấp

Nếu hợp đồng có điều khoản trọng tài, thực hiện thủ tục trọng tài theo quy định Luật Trọng tài Thương mại.
Nếu không có hoặc trọng tài không khả thi, tiến tới tòa án.

Xử lý thủ tục tại tòa án

Chọn đúng tòa án có thẩm quyền (cấp tỉnh nếu địa điểm văn phòng tại tỉnh; tòa án nơi có tài sản; nơi bị đơn cư trú/sinh sống lâu dài).
Nộp đơn khởi kiện kèm giấy tờ chứng minh: hợp đồng, chứng cứ vi phạm, thiệt hại cụ thể.
Thanh toán án phí tạm ứng (nếu có).
Tham gia phiên hòa giải nếu tòa án yêu cầu.
Xét xử sơ thẩm, nếu cần, kháng cáo.

Thi hành án và đòi quyền lợi sau khi có bản án / phán quyết

Việc thi hành bản án có thể gặp khó khăn khi đối tác là doanh nghiệp nước ngoài nếu họ không có tài sản tại Việt Nam hoặc có khó khăn trong việc ủy thác tư pháp. Do đó, nên tính trước phương án thi hành án khi ký hợp đồng.

4. Những thách thức thực tiễn & cách khắc phục

Xác định luật áp dụng khi hợp đồng không có điều khoản rõ ràng: Có thể gây tranh chấp sâu về luật nào sẽ được áp dụng — nếu là luật nước ngoài, có thể bị từ chối nếu vi phạm nguyên tắc cơ bản của luật Việt Nam.
Quyền và nghĩa vụ của bên nước ngoài trong tố tụng tại Việt Nam: họ có quyền khởi kiện, được ưu tiên xét xử bình đẳng, nhưng thực thi các quyết định có thể phức tạp.
Thủ tục ủy thác tư pháp, xác minh luật nước ngoài, thu thập chứng cứ ở nước ngoài: thời gian lâu, chi phí cao.
Rào cản ngôn ngữ, chi phí dịch thuật luật nước ngoài, rủi ro do luật địa phương không hợp lý.

Cách khắc phục:

Khi ký hợp đồng, nên có điều khoản chọn luật và tòa án hoặc trọng tài rõ ràng.
Chuẩn bị phương án thi hành án từ đầu: bên thuê hoặc cho thuê nên xác định tài sản bảo đảm, ngân hàng, địa chỉ rõ ràng.
Sử dụng tư vấn luật chuyên sâu có kinh nghiệm quốc tế để soạn hợp đồng, chuẩn bị chứng cứ.
Nếu có tranh chấp nhỏ, ưu tiên phương thức thương lượng hoặc hòa giải để giảm chi phí và duy trì quan hệ.

5. Kết luận

Giải quyết tranh chấp hợp đồng thuê văn phòng với doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm vững:

Xác định yếu tố nước ngoài và luật áp dụng;
Thẩm quyền của trọng tài hay tòa án;
Quy trình tố tụng dân sự và những chứng cứ cần thiết;
Những thách thức thực tế như thi hành án, xác minh luật nước ngoài, chi phí;

Nếu được chuẩn bị kỹ và có định hướng pháp lý từ đầu — từ việc soạn thảo hợp đồng đến dự phòng tranh chấp — thì doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro, bảo vệ tối đa lợi ích hợp pháp và xử lý tranh chấp hiệu quả.

Liên hệ với DEDICA Law Firm để được tư vấn pháp lý chuyên sâu!

📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)

🏢 Trụ sở chính: 144 đường Võ Văn Tần, phường Xuân Hòa, TP. Hồ Chí Minh (144 đường Võ Văn Tần, phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh)

🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)

Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!

Tam Nguyen