Làm thêm giờ là một trong những vấn đề thường xuyên phát sinh trong quan hệ lao động, đặc biệt tại các doanh nghiệp sản xuất hoặc có hệ thống phân phối rộng khắp. Tuy nhiên, không phải bất cứ khi nào người lao động đi làm ngoài giờ đều mặc nhiên được trả tiền làm thêm giờ. Vậy thế nào là làm thêm giờ hợp pháp? Làm sao để người lao động bảo vệ quyền lợi? Và doanh nghiệp cần lưu ý gì để phòng tránh rủi ro pháp lý?

Làm thêm giờ là gì và có được pháp luật bảo vệ?

Làm thêm giờ theo quy định của Bộ luật Lao động là khoảng thời gian người lao động làm việc ngoài thời gian làm việc bình thường được quy định trong luật, thỏa ước lao động tập thể hoặc nội quy lao động.

Điều 107 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định rõ: Làm thêm giờ phải có sự đồng ý của người lao động và không được vượt quá 40 giờ/tháng hoặc 200-300 giờ/năm tùy ngành nghề. Đồng thời, việc làm thêm phải được thỏa thuận rõ ràng và có yêu cầu từ người sử dụng lao động, thể hiện qua các hình thức cụ thể như văn bản yêu cầu, email chỉ đạo, hoặc báo cáo làm thêm giờ có phê duyệt từ quản lý.

Tiền lương làm thêm giờ tính như thế nào?

Theo quy định tại Điều 98 Bộ luật Lao động, tiền lương làm thêm giờ được tính theo mức:

Vào ngày thường: ít nhất bằng 150% lương giờ thực trả;
Vào ngày nghỉ hàng tuần: ít nhất bằng 200%;
Vào ngày lễ, Tết: ít nhất bằng 300%, chưa kể lương ngày lễ nếu người lao động hưởng lương theo thời gian.

Như vậy, nếu doanh nghiệp không chi trả lương làm thêm giờ đúng quy định, người lao động hoàn toàn có quyền yêu cầu thanh toán phần chênh lệch và truy thu từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ.

Nếu doanh nghiệp không trả lương làm thêm giờ đúng quy định người lao động có quyền yêu cầu thanh toán và truy thu từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ

Vì sao có đi làm nhưng vẫn không được tính là làm thêm giờ?

Không ít người lao động cho rằng chỉ cần có mặt tại nơi làm việc ngoài khung giờ hành chính là mặc nhiên được tính là làm thêm giờ và được trả lương tương ứng. Tuy nhiên, thực tế pháp lý tại Việt Nam không đơn giản như vậy. Việc xác định có được trả lương làm thêm hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như sự đồng ý của người sử dụng lao động, quy trình xác nhận, và thỏa thuận rõ ràng về thời gian làm việc. Nếu không đáp ứng đủ các điều kiện này, dù có đi làm thêm thì người lao động vẫn có thể không được công nhận và chi trả phần lương tương ứng.

Không có yêu cầu từ người sử dụng lao động

Đây là lý do phổ biến nhất dẫn đến việc người lao động không được ghi nhận làm thêm giờ. Nếu việc đi làm ngoài giờ là do cá nhân tự sắp xếp để đạt chỉ tiêu công việc, hoặc xuất phát từ mong muốn tăng thu nhập mà không có sự phân công, yêu cầu từ quản lý, thì rất khó được xem là làm thêm giờ hợp pháp.

Không thực hiện đúng quy trình xác nhận làm thêm

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng chính sách làm thêm giờ thông qua việc phê duyệt và báo cáo rõ ràng: người lao động cần có xác nhận từ cấp quản lý trực tiếp, có bảng chấm công hoặc email phân công cụ thể và báo cáo lại cho phòng Nhân sự trước thời hạn quy định để được tổng hợp và thanh toán. Nếu không có các bước này, dù thực tế có đi làm thì cũng không đủ điều kiện để đòi tiền làm thêm.

Thời gian khởi kiện đã hết hiệu lực

Thời hiệu để khởi kiện tranh chấp về tiền lương làm thêm giờ theo Bộ luật Lao động là 1 năm kể từ ngày phát hiện quyền lợi bị xâm phạm. Nếu người lao động nhận lương hàng tháng nhưng không khiếu nại trong suốt thời gian dài, việc yêu cầu truy thu về sau có thể bị Tòa án bác bỏ vì hết thời hiệu khởi kiện.

Người lao động cần có xác nhận từ cấp quản lý trực tiếp, có bảng chấm công hoặc email phân công cụ thể để chứng minh mình đã làm thêm giờ

Doanh nghiệp cần làm gì để phòng ngừa rủi ro tranh chấp lao động?

Tranh chấp lao động, đặc biệt liên quan đến lương thưởng và làm thêm giờ, không chỉ gây mất mát về tài chính mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và môi trường làm việc của doanh nghiệp. Trong bối cảnh pháp luật lao động ngày càng chặt chẽ và người lao động ngày càng hiểu rõ quyền lợi của mình, việc chủ động xây dựng hệ thống quản trị lao động minh bạch và đúng luật là điều không thể xem nhẹ. Doanh nghiệp cần chủ động áp dụng các biện pháp phòng ngừa từ sớm để giảm thiểu nguy cơ bị kiện tụng, xử phạt hoặc thiệt hại ngoài ý muốn.

1. Xây dựng và phổ biến chính sách làm thêm giờ rõ ràng

Chính sách nội bộ cần quy định cụ thể về điều kiện, quy trình, quyền hạn phê duyệt và cách tính lương làm thêm. Quan trọng hơn, các chính sách này cần được phổ biến và đào tạo định kỳ cho người lao động.

2. Thiết lập hệ thống xác nhận làm thêm minh bạch

Doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm chấm công, email xác nhận hoặc bảng phân công công việc có chữ ký quản lý để chứng minh việc làm thêm là hợp pháp, từ đó dễ dàng đối chiếu và tính lương. Việc này không chỉ bảo vệ quyền lợi người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp sau này.

3. Theo dõi thời hiệu và giải quyết khiếu nại sớm

Ngay khi nhận được yêu cầu, khiếu nại liên quan đến tiền lương, doanh nghiệp nên có phản hồi rõ ràng, lập biên bản và lưu trữ hồ sơ xử lý. Điều này giúp hạn chế tình trạng phát sinh tranh chấp kéo dài và bị động trong quá trình tố tụng.

Doanh nghiệp cần chủ động áp dụng các biện pháp phòng ngừa từ sớm để giảm thiểu nguy cơ bị kiện tụng, xử phạt hoặc thiệt hại ngoài ý muốn

Người lao động cần làm gì để bảo vệ quyền lợi hợp pháp?

Trong quan hệ lao động, người lao động thường ở thế yếu hơn về thông tin và quyền kiểm soát quy trình. Nếu không hiểu rõ quyền lợi của mình, rất dễ rơi vào tình trạng bị thiệt thòi mà không có căn cứ đòi hỏi hợp pháp. Việc chủ động trang bị kiến thức pháp luật cơ bản, lưu giữ bằng chứng làm việc và thực hiện đúng quy trình xác nhận là những bước quan trọng giúp người lao động tự bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình khi có tranh chấp phát sinh.

1. Hiểu rõ nội dung hợp đồng và nội quy công ty

Trước khi nhận việc, người lao động cần đọc kỹ hợp đồng lao động, đặc biệt là các điều khoản liên quan đến thời gian làm việc, chính sách làm thêm giờ và mức lương. Nếu có điểm nào chưa rõ, nên yêu cầu giải thích hoặc chỉnh sửa trước khi ký kết.

2. Yêu cầu xác nhận rõ ràng khi làm ngoài giờ

Khi được yêu cầu làm thêm, hãy đề nghị có văn bản hoặc email thể hiện sự phân công từ quản lý, đồng thời gửi báo cáo kết quả công việc hàng tuần/tháng để lưu lại bằng chứng. Việc lưu giữ tài liệu này là cách phòng tránh tranh chấp hữu hiệu nhất.

3. Chủ động khiếu nại khi phát hiện quyền lợi bị ảnh hưởng

Khi phát hiện việc không được thanh toán lương làm thêm hoặc có dấu hiệu vi phạm hợp đồng, cần khiếu nại bằng văn bản, email để có bằng chứng về thời điểm phát sinh tranh chấp, yếu tố quan trọng khi xét thời hiệu khởi kiện.

Làm thêm giờ là một phần tất yếu trong nhiều ngành nghề, nhưng để được công nhận và trả lương xứng đáng, cả người lao động và doanh nghiệp đều cần tuân thủ đúng quy trình pháp lý. Việc chủ quan trong xác nhận công việc, lưu trữ chứng cứ hay hiểu sai về quyền lợi có thể dẫn đến tranh chấp kéo dài và thiệt hại không đáng có.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần tư vấn về quản lý lao động, soạn thảo quy chế nội bộ, xử lý khiếu nại liên quan đến lương thưởng và làm thêm giờ, hãy để DEDICA đồng hành với bạn.

DEDICA – Giải pháp pháp lý chuyên nghiệp, tận tâm cho doanh nghiệp Việt