Phòng tránh tranh chấp trong hợp đồng dịch vụ logistics quốc tế tại Việt Nam

Khi hoạt động trong lĩnh vực logistics quốc tế, doanh nghiệp Việt Nam có thể gặp rất nhiều rủi ro tranh chấp nếu hợp đồng không được thiết kế kỹ. Bài viết này tổng hợp những thông tin mới nhất về pháp luật Việt Nam, thực tế tranh chấp gần đây, và các biện pháp thực tiễn để phòng tránh hiệu quả hợp đồng dịch vụ logistics quốc tế.

1. Nguyên nhân tranh chấp & khung pháp luật hiện hành

1.1. Nguyên nhân gây tranh chấp phổ biến

Theo các phân tích mới nhất, các nguyên nhân chính dẫn đến tranh chấp trong hợp đồng dịch vụ logistics quốc tế tại Việt Nam gồm:

• Hợp đồng soạn thảo sơ sài, thiếu các điều khoản then chốt

  Nhiều doanh nghiệp sử dụng mẫu hợp đồng có sẵn hoặc “tham khảo trên mạng” mà không điều chỉnh phù hợp với điều kiện quốc tế: xác định luật áp dụng, trách nhiệm của các bên đối với chứng từ, thủ tục hải quan, kiểm tra hàng hóa, nơi nhận – nơi giao…

• Thiếu kiểm tra đối tác và chứng từ vận chuyển

  Giao dịch với bên mới, bên nước ngoài mà không xác minh tư cách pháp nhân, uy tín tài chính, lịch sử thực hiện hợp đồng. Chứng từ như vận đơn, thông tin vận chuyển, thủ tục hải quan đôi khi bị sai, thiếu hoặc không rõ ràng.

• Không rõ luật áp dụng và phương thức giải quyết tranh chấp

  Hợp đồng quốc tế nếu không thỏa thuận rõ luật nào được áp dụng, chủ thể chịu trách nhiệm, hoặc nơi xử lý tranh chấp. Việc này khiến khi có tranh chấp xảy ra, cả hai bên (và cả trọng tài/tòa án) đều thiếu cơ sở để xử lý.

• Các điều khoản trách nhiệm, giới hạn trách nhiệm và miễn trách không rõ ràng

  Ví dụ: ai chịu thiệt hại nếu hàng bị hỏng, mất; giới hạn trách nhiệm đến mức nào; nếu lỗi do bất khả kháng hay do chủ quan thì xử lý ra sao...

• Thủ tục và thời hạn khiếu nại, phản hồi bị bỏ qua hoặc không rõ

  Ví dụ: doanh nghiệp giao hàng mà khách hàng mở niêm phong hoặc kiểm tra hàng muộn, không thông báo ngay khi phát hiện sai sót, hoặc bên nhận hàng không khiếu nại trong thời hạn hợp đồng quy định hoặc theo luật.

• Chưa cập nhật xu hướng số hóa – chứng từ điện tử, ký số, giải quyết tranh chấp trực tuyến

  Trong thương mại quốc tế, càng ngày các bên yêu cầu xử lý nhanh, dùng bản điện tử, ký số, theo dõi vận đơn, theo dõi lô hàng… nếu hợp đồng không có điều khoản về việc chấp nhận chứng từ điện tử, xác nhận qua email… thì dễ xảy ra tranh chấp.

1.2. Khung pháp luật Việt Nam mới & các quy định liên quan

Để phòng tránh tranh chấp, cần nắm rõ các quy định hiện hành:

• Luật Thương mại (năm 2005, được sửa đổi, bổ sung nhiều lần) — quy định về quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics, phương thức thanh toán, trách nhiệm bồi thường thiệt hại, giới hạn trách nhiệm.

• Nghị định số 163/2017/NĐ‑CP ngày 30/12/2017 (và các sửa đổi, bổ sung) về điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics và giới hạn trách nhiệm.

• Bộ luật Dân sự năm 2015 — quy định về hợp đồng dịch vụ nói chung: đối tượng hợp đồng, thời hạn thực hiện, hình thức, thông báo thực hiện, trách nhiệm nếu vi phạm.

• Bộ luật Hàng hải năm 2015 (sửa đổi, bổ sung) — với các điều khoản liên quan vận chuyển hàng hóa đường biển quốc tế: vận đơn, nghĩa vụ người vận chuyển, miễn trách, giới hạn trách nhiệm người vận chuyển.

2. Các biện pháp thực tế để phòng tránh tranh chấp

Dựa trên nguyên nhân và luật hiện hành, doanh nghiệp có thể áp dụng các bước sau để giảm thiểu rủi ro:

2.1. Xây dựng và soạn hợp đồng thật chi tiết

• Xác định rõ đối tượng dịch vụ: bao gồm mọi công việc mà bên logistics sẽ thực hiện (vận chuyển, lưu kho, đóng gói, thủ tục hải quan…), rõ về trách nhiệm từng phần, nơi bắt đầu, nơi kết thúc dịch vụ.

• Luật áp dụng, ngôn ngữ hợp đồng, nơi giải quyết tranh chấp: nếu hợp đồng có yếu tố nước ngoài, nên ghi rõ luật nào được áp dụng (Luật Việt Nam, luật nước ngoài, luật quốc tế), chọn địa điểm, chọn trọng tài hay tòa án, nếu trọng tài thì tên Trung tâm trọng tài cụ thể.

• Trách nhiệm và giới hạn trách nhiệm: thỏa thuận rõ những trường hợp nào miễn trách hoặc giới hạn trách nhiệm (ví dụ do thiên tai, không kiểm soát được), nếu có lỗi cố ý hoặc mạo hiểm thì không được giới hạn. Xác định rõ giá trị hàng hóa, nếu khách hàng cung cấp thì bên dịch vụ cần biết để xác định giới hạn trách nhiệm nếu có thiệt hại.

2.2. Thỏa thuận về chứng từ, kiểm tra, thời hạn khiếu nại

• Yêu cầu đầy đủ chứng từ vận chuyển và hải quan: vận đơn (Bill of Lading), phiếu xuất kho, hóa đơn, chứng nhận chất lượng, nếu hàng đặc biệt thì các chứng từ cần thiết khác.

• Kiểm tra hàng hóa trước khi giao nhận: nếu có thể, bên khách hàng nên kiểm tra tại nơi giao hoặc nơi nhận trong cảng; nếu có ảnh hoặc video để làm chứng.

• Thời hạn khiếu nại, xác nhận mất mát hư hỏng: nên có điều khoản hợp đồng quy định rõ trong bao nhiêu ngày kể từ khi giao hàng; nếu không có, luật cũng có quy định thời hạn khiếu nại, ví dụ khách hàng phải thông báo trong 14 ngày kể từ khi nhận hàng với bên vận chuyển.

2.3. Thanh toán, bảo hiểm và phương thức đảm bảo

• Phương thức thanh toán an toàn: sử dụng thư tín dụng (L/C), hoặc nhờ thu, hoặc thanh toán trước một phần để đảm bảo rủi ro; nếu trả sau thì cần có cam kết rõ.

• Bảo hiểm hàng hóa: thỏa thuận bên nào mua bảo hiểm, trong trường hợp hàng hư hỏng hoặc mất; xác định rõ loại bảo hiểm, mức bồi thường, chứng từ bảo hiểm.

• Ngân hàng đảm bảo và ký hậu vận đơn nếu cần thiết để đảm bảo trách nhiệm của bên dịch vụ khi hàng hóa đi qua nhiều chặng.

2.4. Chọn đối tác uy tín & sử dụng giải quyết tranh chấp hiệu quả

• Thẩm định đối tác: xác minh pháp nhân, lịch sử thực hiện hợp đồng, kiểm tra phản hồi từ khách hàng cũ, báo cáo tài chính nếu có, thông tin thị trường.

• Ưu tiên các hình thức giải quyết tranh chấp hiệu quả: thương lượng, hòa giải trước; nếu trọng tài: chọn trọng tài trong nước hay quốc tế, chọn trung tâm trọng tài rõ ràng; cân nhắc giải quyết trực tuyến nếu phù hợp. Luật Việt Nam đang có xu hướng hoàn thiện cơ chế trọng tài điện tử để thích ứng với giao dịch quốc tế.

2.5. Điều khoản bổ sung hữu ích

• Điều khoản bất khả kháng: xác định rõ các trường hợp thiên tai, chiến tranh, dịch bệnh… là bất khả kháng; làm rõ hậu quả pháp lý, nghĩa vụ thông báo.

• Điều khoản về thay đổi điều kiện bên ngoài (ví dụ cước vận tải tăng đột biến, chi phí nhiên liệu, thuế nhập khẩu, phí hải quan) để nếu có thay đổi lớn, các bên có thể thương lượng lại điều khoản chi phí.

• Điều khoản bảo mật, sở hữu trí tuệ, giấy phép xuất nhập khẩu nếu hợp đồng logistics quốc tế có liên quan đến thông tin nhạy cảm hay công nghệ.

3. Kết luận

Tranh chấp trong hợp đồng dịch vụ logistics quốc tế không phải điều không thể tránh, nhưng hoàn toàn có thể giảm thiểu nếu từ đầu doanh nghiệp xây dựng hợp đồng sòng phẳng, rõ ràng và có các điều khoản bảo vệ hợp lý. Việc hiểu rõ luật logistics Việt Nam, nắm bắt các quy định mới, cũng như thực hành đàm phán và ký hợp đồng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ quyền lợi.

Liên hệ với DEDICA Law Firm để được tư vấn pháp lý chuyên sâu!

📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)

🏢 Trụ sở chính: 144 đường Võ Văn Tần, phường Xuân Hòa, TP. Hồ Chí Minh (144 đường Võ Văn Tần, phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh)

🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)

Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!