Thành lập công ty có vốn nước ngoài tại Việt Nam có thể dùng văn phòng ảo không?
Trong những năm gần đây, Việt Nam trở thành điểm đến đầu tư hấp dẫn cho các nhà đầu tư nước ngoài. Sự phát triển mạnh mẽ của các khu công nghiệp, hạ tầng và chính sách mở cửa kinh tế khiến nhu cầu thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam ngày càng tăng. Tuy nhiên, một trong những câu hỏi phổ biến mà nhà đầu tư thường đặt ra trong quá trình chuẩn bị thành lập doanh nghiệp là: “Có được sử dụng văn phòng ảo để đăng ký trụ sở công ty tại Việt Nam không?” Đây là một vấn đề tưởng như nhỏ nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến tính hợp pháp và khả năng hoạt động của doanh nghiệp sau khi thành lập.
Quy định pháp luật về địa chỉ trụ sở chính của công ty có vốn đầu tư nước ngoài
Khi thành lập doanh nghiệp, bất kể là doanh nghiệp trong nước hay có vốn đầu tư nước ngoài, đều phải đăng ký địa chỉ trụ sở chính rõ ràng, hợp pháp. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp Việt Nam và các văn bản hướng dẫn, trụ sở chính là địa điểm liên lạc chính của doanh nghiệp với các cơ quan nhà nước và đối tác, đồng thời là nơi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động hành chính và lưu giữ hồ sơ pháp lý.
Điều này đặt ra yêu cầu rằng địa chỉ trụ sở không chỉ là hình thức mà cần phải “hiện hữu” về mặt thực tế. Đây là lý do vì sao các cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy phép kinh doanh thường yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hợp đồng thuê nhà đất, văn phòng làm việc có thời hạn rõ ràng, kèm theo các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp của bên cho thuê.
Địa chỉ trụ sở không chỉ là hình thức mà cần phải “hiện hữu” về mặt thực tế
Văn phòng ảo là gì và có được sử dụng khi đăng ký công ty?
Văn phòng ảo là loại hình dịch vụ cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh, nơi doanh nghiệp có thể đặt trụ sở trên giấy tờ mà không cần thuê mặt bằng thật sự để hoạt động. Dịch vụ này đặc biệt phổ biến tại các thành phố lớn như TP.HCM hay Hà Nội, do giá thuê văn phòng thực tế khá cao. Văn phòng ảo thường bao gồm các tiện ích như lễ tân nhận thư, số điện thoại cố định, sử dụng phòng họp theo giờ…
Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, việc sử dụng văn phòng ảo để đăng ký đầu tư và thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam có thể gây ra rủi ro pháp lý. Trên thực tế, cơ quan cấp phép thường yêu cầu kiểm tra kỹ lưỡng về tính xác thực và tính khả thi của địa chỉ trụ sở mà nhà đầu tư cung cấp. Nếu phát hiện đó là văn phòng ảo (không có hoạt động thực tế, không có nhân sự thường trực, không có dấu hiệu làm việc), hồ sơ có thể bị từ chối hoặc bị yêu cầu bổ sung, điều chỉnh.
Việc sử dụng văn phòng ảo để thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam có thể gây rủi ro pháp lý
Tình huống pháp lý có thể xảy ra nếu sử dụng văn phòng ảo
Việc sử dụng văn phòng ảo trong quá trình đăng ký đầu tư hoặc hoạt động kinh doanh tại Việt Nam tiềm ẩn một số rủi ro đáng lưu ý:
Thứ nhất, hồ sơ đăng ký đầu tư có thể bị từ chối. Trong nhiều trường hợp, cơ quan cấp phép sẽ tiến hành xác minh thực tế tại địa chỉ đăng ký trụ sở, đặc biệt với các ngành nghề có điều kiện. Nếu địa chỉ không có thật hoặc không thể liên hệ, khả năng hồ sơ bị trả lại là rất cao.
Thứ hai, bị xử phạt hành chính hoặc thu hồi giấy phép kinh doanh. Khi doanh nghiệp đi vào hoạt động, cơ quan quản lý thuế, lao động, bảo hiểm có thể đến kiểm tra trụ sở. Nếu phát hiện doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký hoặc không có địa chỉ làm việc thực tế, có thể bị xử lý theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, bao gồm xử phạt tiền và buộc thay đổi địa chỉ trụ sở.
Thứ ba, ảnh hưởng đến uy tín và khả năng mở rộng đầu tư. Việc thiếu minh bạch trong đăng ký địa chỉ có thể khiến doanh nghiệp khó tiếp cận các thủ tục hành chính tiếp theo như điều chỉnh ngành nghề, tăng vốn, cấp phép lao động cho người nước ngoài hoặc xin ưu đãi đầu tư.
Việc thiếu minh bạch trong đăng ký địa chỉ có thể khiến doanh nghiệp khó làm thủ tục hành chính
DEDICA khuyến nghị gì cho nhà đầu tư nước ngoài khi chọn địa chỉ trụ sở?
Là đơn vị chuyên tư vấn pháp lý cho nhà đầu tư nước ngoài, DEDICA hiểu rằng không phải lúc nào nhà đầu tư cũng sẵn sàng bỏ chi phí lớn cho mặt bằng ngay từ đầu. Tuy nhiên, việc chọn một địa chỉ trụ sở phù hợp, hợp pháp và đáp ứng được điều kiện kiểm tra thực tế vẫn là yếu tố tiên quyết để đảm bảo doanh nghiệp được cấp phép nhanh chóng và hoạt động ổn định.
DEDICA khuyến nghị:
Lựa chọn văn phòng chia sẻ, văn phòng đại diện có chỗ ngồi làm việc thật sự nếu muốn tiết kiệm chi phí thay vì sử dụng văn phòng ảo hoàn toàn.
Đảm bảo địa chỉ đăng ký có hợp đồng thuê rõ ràng, có người trực thường xuyên và có thể xuất trình khi cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra.
Nếu thuê địa chỉ tại toà nhà, cần đảm bảo tòa nhà cho phép đăng ký kinh doanh và có các giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất, xây dựng.
Tận dụng tư vấn pháp lý từ đơn vị chuyên nghiệp như DEDICA để lựa chọn mô hình phù hợp, đảm bảo hồ sơ được duyệt suôn sẻ và tránh rủi ro pháp lý.
Văn phòng ảo có thể là giải pháp tiết kiệm chi phí ngắn hạn, nhưng không phải là lựa chọn an toàn cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Trong bối cảnh pháp luật ngày càng siết chặt và đòi hỏi tính thực chất trong hoạt động của doanh nghiệp, việc đăng ký trụ sở ảo có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến tiến trình đầu tư và hoạt động lâu dài. Do đó, nhà đầu tư cần cân nhắc kỹ và có sự chuẩn bị nghiêm túc về địa điểm đặt trụ sở công ty để đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp với cơ quan chức năng và đối tác kinh doanh.
DEDICA là đơn vị tư vấn pháp lý uy tín, chuyên hỗ trợ nhà đầu tư nước ngoài thành lập công ty, đăng ký đầu tư, lựa chọn mô hình hoạt động và đảm bảo tuân thủ toàn bộ quy định pháp luật tại Việt Nam. Với sự đồng hành của đội ngũ luật sư dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp toàn diện và phù hợp nhất cho từng khách hàng.
Liên hệ với DEDICA Law Firm để được tư vấn pháp lý chuyên sâu!
📞 Hotline: (+84) 39 969 0012 (Hỗ trợ qua WhatsApp, WeChat và Zalo)
🏢 Trụ sở chính: 144 đường Võ Văn Tần, phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh
🕒 Giờ làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu (8:30 – 18:00)
Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí lần đầu từ đội ngũ luật sư chuyên nghiệp của chúng tôi!
