Mất giấy khai sinh làm sao để nhận di sản thừa kế của cha mẹ tại Việt Nam?

Chị Mai (tên đã được thay đổi), Việt kiều Canada, hỏi DEDICA:

"Tôi theo gia đình rời Việt Nam từ nhỏ, giấy khai sinh thất lạc đã lâu. Mẹ tôi vừa qua đời tại TP.HCM, để lại căn nhà và một sổ tiết kiệm, không có di chúc. Văn phòng công chứng yêu cầu giấy tờ chứng minh tôi là con của mẹ thì mới làm thủ tục được. Tôi không thể về Việt Nam ở lâu, liệu tôi có mất phần thừa kế không?"

DEDICA tư vấn Mất giấy khai sinh không làm bạn mất quyền nhận di sản thừa kế của cha mẹ: quyền thừa kế phát sinh từ quan hệ giữa cha mẹ và con, còn giấy khai sinh chỉ là giấy tờ chứng minh quan hệ đó. Dữ liệu khai sinh còn lưu thì xin cấp bản sao trích lục; mất cả Sổ hộ tịch lẫn bản chính thì đăng ký lại khai sinh. Cả hai đều làm được từ nước ngoài thông qua người đại diện.

Mất giấy khai sinh không làm mất quyền thừa kế

Mẹ chị Mai không để lại di chúc nên di sản được chia theo pháp luật, và Bộ luật Dân sự xếp con đẻ vào hàng thừa kế thứ nhất, không phân biệt người con đang sống tại Việt Nam hay đã định cư ở nước ngoài:

Người cùng hàng được hưởng phần bằng nhau, nghĩa là phần của chị Mai ngang với các anh chị em ở Việt Nam. "Không có giấy khai sinh thì không có phần" là hiểu lầm: không quy định nào tước quyền thừa kế vì mất giấy tờ.

Vậy sao công chứng vẫn đòi giấy tờ? Vì hồ sơ công chứng văn bản phân chia di sản (thủ tục quen gọi là "khai nhận di sản thừa kế") phải có "giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản trong trường hợp thừa kế theo pháp luật" theo điểm b khoản 2 Điều 59 Luật Công chứng 2024. Trong số đó, giấy khai sinh là chứng cứ trực tiếp nhất, bởi Điều 6 Nghị định 123/2015/NĐ-CP xác định đây là "giấy tờ hộ tịch gốc của cá nhân". Vấn đề của chị Mai không phải mất quyền, mà là khôi phục giấy tờ chứng minh, và pháp luật có sẵn hai con đường.

Hai con đường khôi phục giấy khai sinh và trình tự nhận di sản

Đừng vội "làm lại" giấy khai sinh: việc khai sinh còn được ghi trong Sổ hộ tịch nơi đã đăng ký, phần lớn đã số hóa vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Dữ liệu còn thì chỉ cần xin bản sao trích lục khai sinh cho hồ sơ công chứng:

Luật cũng cho phép gửi tờ khai "trực tiếp hoặc thông qua người đại diện" (Điều 64), nghĩa là chị Mai có thể ủy quyền cho luật sư tại Việt Nam xin trích lục thay mình, không cần về nước.

Chỉ khi cả Sổ hộ tịch và bản chính đều không còn, bạn mới chuyển sang con đường thứ hai là đăng ký lại khai sinh:

Hồ sơ gồm tờ khai kèm cam đoan đã từng đăng ký, cùng bản sao giấy tờ còn giữ. Theo Thông tư 04/2020/TT-BTP, hộ chiếu, căn cước/chứng minh nhân dân, học bạ, bằng cấp hay giấy tờ khác có họ tên, ngày sinh do cơ quan Việt Nam cấp đều là cơ sở xác định nội dung khai sinh. Nơi nộp là UBND cấp xã nơi đăng ký trước đây hoặc nơi thường trú; người định cư ở nước ngoài như chị Mai cũng nộp tại UBND cấp xã theo mô hình chính quyền hai cấp từ 01/07/2025 (Nghị định 120/2025/NĐ-CP). Thời hạn kiểm tra, xác minh là 05 ngày làm việc.

Có trích lục hoặc giấy khai sinh cấp lại, chị Mai công chứng văn bản phân chia di sản. Việc tiếp nhận được niêm yết 15 ngày tại UBND cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người mất và nơi có căn nhà (Điều 44 Nghị định 104/2025/NĐ-CP); không có khiếu nại về bỏ sót người thừa kế, công chứng viên mới chứng nhận. Văn bản đã công chứng là căn cứ sang tên nhà, nhận tiền tiết kiệm. Giấy ủy quyền ký tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, hoặc công chứng nước sở tại kèm hợp pháp hóa lãnh sự, dịch công chứng.

Không chắc Sổ hộ tịch nơi mình sinh còn lưu hay không? DEDICA có thể tra cứu giúp, lo hồ sơ trích lục hoặc đăng ký lại khai sinh, và đại diện theo ủy quyền thực hiện trọn thủ tục nhận di sản, từ công chứng đến sang tên, nhận tiền và chuyển thành quả về nơi bạn cư trú. Gửi DEDICA bản chụp giấy tờ bạn còn giữ để luật sư đánh giá trường hợp của bạn.

Nội dung bài viết mang tính tham khảo tại thời điểm đăng; mỗi vụ việc có tình tiết riêng, vui lòng tham vấn luật sư DEDICA để được tư vấn chính xác cho trường hợp của bạn.