Giải trình nhu cầu lao động nước ngoài trước khi xin giấy phép

Anh Q., giám đốc một doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài quy mô nhỏ, hỏi DEDICA:

"Công ty tôi sắp đưa một chuyên gia kỹ thuật người nước ngoài sang làm việc dài hạn. Bộ phận hành chính tra trên mạng thì thấy nói phải nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước cả tháng, chờ cơ quan chấp thuận bằng văn bản rồi mới được xin giấy phép lao động. Nhưng một người bạn lại bảo quy định vừa đổi, giờ làm gộp một lần. Công ty tôi không có bộ phận pháp lý riêng nên khá lúng túng: rốt cuộc có còn phải giải trình nhu cầu trước không, nộp cho ai, mất bao lâu, và nếu làm sai thì chuyên gia của tôi có bị chậm sang Việt Nam không? Mong luật sư giải đáp giúp tôi."

DEDICA tư vấn Băn khoăn của anh Q. rất phổ biến ở thời điểm này, bởi quy định về lao động nước ngoài vừa thay đổi căn bản từ tháng 8 năm 2025, trong khi phần lớn hướng dẫn đang lưu hành trên mạng vẫn theo khung cũ. Để anh có bức tranh trọn vẹn trước khi làm hồ sơ, DEDICA phân tích lần lượt bốn khía cạnh: nghĩa vụ giải trình nhu cầu hiện còn hay không và làm vào lúc nào, hồ sơ cùng nơi nộp và thời hạn giải quyết, những trường hợp không phải xin giấy phép lao động, và các rủi ro nếu áp dụng nhầm quy trình cũ.

Giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trong quy định hiện hành

Trả lời thẳng câu hỏi của anh Q.: nghĩa vụ giải trình nhu cầu vẫn còn, nhưng cách thực hiện đã khác hẳn. Ở cấp Bộ luật, việc phải giải trình và được chấp thuận trước khi tuyển lao động nước ngoài vẫn là quy định bắt buộc.

Điểm thay đổi nằm ở cách làm. Trước đây, giải trình nhu cầu là một thủ tục riêng: doanh nghiệp nộp báo cáo giải trình, chờ cơ quan lao động chấp thuận bằng văn bản, sau đó mới nộp hồ sơ xin giấy phép lao động. Từ ngày 07 tháng 8 năm 2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP thay thế phần lao động nước ngoài của Nghị định 152/2020 và 70/2023, và đưa bước giải trình nhu cầu vào chính hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động.

Nói cách khác, việc giải trình nhu cầu và việc xin giấy phép lao động nay nằm trên cùng một biểu mẫu, nộp trong cùng một bộ hồ sơ. Doanh nghiệp không còn phải hoàn tất một vòng xin chấp thuận nhu cầu tách rời trước đó.

Với anh Q., điều này nghĩa là bộ phận hành chính không cần chạy trước cả tháng để xin chấp thuận nhu cầu như hướng dẫn cũ, mà chuẩn bị một bộ hồ sơ cấp giấy phép lao động đã bao gồm sẵn phần giải trình.

Hồ sơ, nơi nộp và thời hạn giải quyết giấy phép lao động

Vì giải trình nhu cầu đã nằm trong hồ sơ cấp phép, doanh nghiệp chỉ theo một quy trình. Hồ sơ mở đầu bằng văn bản báo cáo giải trình nhu cầu kiêm đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03, kèm giấy khám sức khỏe, hộ chiếu còn hạn, phiếu lý lịch tư pháp, ảnh và các giấy tờ chứng minh vị trí công việc của người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Về thời điểm, doanh nghiệp cần canh mốc nộp trước ngày người lao động dự kiến làm việc.

Nơi nộp và cơ quan quyết định cũng đã thay đổi theo hướng phân cấp về địa phương. Thẩm quyền nay thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp có trụ sở hoặc nơi người lao động dự kiến làm việc; hồ sơ nộp qua Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Như vậy, tính từ khi hồ sơ đầy đủ, cơ quan có thẩm quyền vừa xét chấp thuận nhu cầu vừa cấp giấy phép trong 10 ngày làm việc; nếu từ chối thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do. Với kế hoạch đưa chuyên gia sang của anh Q., mốc không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc là điểm cần bám sát để không phải lùi lịch.

Trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Một nhánh anh Q. nên kiểm tra trước tiên: không phải người lao động nước ngoài nào cũng phải xin giấy phép lao động. Nếu người lao động thuộc diện miễn, doanh nghiệp không đi theo quy trình cấp phép nói trên, và do đó cũng không phải giải trình nhu cầu theo Mẫu số 03. Bộ luật Lao động và Nghị định 219/2025 liệt kê khá nhiều nhóm được miễn, trong đó những nhóm hay gặp với doanh nghiệp có vốn nước ngoài gồm:

• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn, Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Người vào Việt Nam làm việc tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm.
• Người di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ trong cam kết WTO của Việt Nam, đã được tuyển dụng ở nước ngoài trước đó ít nhất 12 tháng.
• Chuyên gia làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên, được bộ, ngành hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận.

Tuy được miễn giấy phép, phần lớn các trường hợp này vẫn phải làm thủ tục xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, hoặc ít nhất phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước khi người lao động bắt đầu làm việc. Miễn giấy phép không đồng nghĩa với không phải làm gì. Xác định đúng người lao động của mình thuộc diện phải xin phép hay diện miễn là bước đầu tiên, vì nó quyết định toàn bộ hồ sơ đi sau.

Rủi ro khi áp dụng nhầm quy trình cũ hoặc bỏ sót thủ tục

Với doanh nghiệp không có bộ phận pháp lý theo sát, rủi ro lớn nhất không phải là cố tình làm sai, mà là làm theo hướng dẫn đã lỗi thời. Ba tình huống hay gặp: một là chạy theo quy trình hai bước cũ, soạn riêng một báo cáo giải trình và chờ văn bản chấp thuận mà cơ quan nay không còn cấp tách rời, làm chậm nhiều tuần so với việc nộp thẳng một bộ hồ sơ theo Mẫu số 03; hai là chuẩn bị hồ sơ theo biểu mẫu và đầu mối cũ trong khi thẩm quyền đã chuyển về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và hồ sơ đi qua Trung tâm Phục vụ hành chính công; ba là hiểu nhầm rằng người lao động của mình được miễn giấy phép nên không làm gì, trong khi thực tế vẫn phải xin giấy xác nhận miễn hoặc thông báo.

Hệ quả trực tiếp là hồ sơ bị trả lại và tiến độ đưa người sang bị lùi, vì cơ quan có thẩm quyền có quyền không chấp thuận nhu cầu và không cấp giấy phép khi hồ sơ không đúng. Đáng ngại hơn là để người lao động bắt đầu làm việc khi giấy phép chưa được cấp: người lao động có thể bị buộc xuất cảnh hoặc trục xuất, còn doanh nghiệp thì bị xử lý theo pháp luật.

Khoảng cách giữa nộp đúng hạn và nộp trễ ở đây không chỉ là chuyện thủ tục, mà là việc chuyên gia có mặt đúng kế hoạch kinh doanh hay không.

Điều khiến tình huống của anh Q. đáng lưu tâm không nằm ở một thủ tục cụ thể, mà ở chỗ quy định lao động nước ngoài thay đổi liên tục và một doanh nghiệp không có pháp chế nội bộ rất khó cập nhật kịp. Đây chính là phần việc mà dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên của DEDICA được thiết kế để gánh: theo sát các văn bản mới ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp, rà soát hồ sơ lao động, hợp đồng và tuân thủ trước khi phát sinh vấn đề, với sản phẩm luôn được luật sư giàu kinh nghiệm kiểm tra trước khi bàn giao. Nếu anh đang chuẩn bị đưa lao động nước ngoài sang, hoặc muốn có người đồng hành pháp lý ổn định theo tháng, hãy liên hệ DEDICA để được tư vấn phương án phù hợp với quy mô công ty.

Nội dung trên mang tính tham khảo theo quy định hiện hành tại thời điểm đăng; mỗi doanh nghiệp có tình huống và rủi ro pháp lý riêng, vui lòng tham vấn luật sư DEDICA để được tư vấn chính xác cho trường hợp của mình.